Comment organiser une réunion debout efficace ? Étapes et conseils
Il est vrai, les réunions de plusieurs heures sont parfois soporifiques. Difficile de lutter contre les bras de Morphée, surtout si l’on est passif. Au bout de 30 minutes, certains scrollent les réseaux à la recherche de divertissement, d’autres font du shopping ou organisent leurs vacances. Bref, personne n’est réellement présent.
Et si, en 2023, la réunion d’entreprise devenait enfin efficace ?
Et si on changeait tout simplement notre posture pour des réunions bien plus productives ?
Le stand-up meeting – littéralement “réunion débout” – s’est largement démocratisé ces dernières années.
On vous dit tout pour organiser des réunions rapides et efficaces. ⤵️
Pourquoi organiser des réunions d’entreprise ?
Les réunions sont indispensables au bon fonctionnement de votre entreprise et leurs bienfaits ne sont plus à prouver. En effet, elles permettent de :
- Communiquer des informations importantes à toutes vos équipes ;
- développer des idées nouvelles grâce au brainstorming ;
- trouver des solutions à un problème donné ;
- d’évoquer la stratégie de votre entreprise ;
- de lancer un nouveau produit ;
- et tout simplement de favoriser la communication entre toutes et tous.
Nous, chez LOUIS, on organise plusieurs réunions au cours de la semaine. Par exemple, chaque lundi, on se retrouve pour évoquer les objectifs et les missions de chacune et chacun. Ils nous arrivent aussi de se réunir, avec quelques collègues, pour analyser et régler un problème bien précis.
On a aussi mis en place une réunion mensuelle où l’on fait un point rapide sur nos persona afin d’échanger sur ce qu’on a appris sur vos besoins et vos motivations.
Mais aujourd’hui, c’est la réunion debout qui est de plus en plus appréciée et mis en place au sein des entreprises.
Restez avec moi, je vous dis tout pour créer des réunions debout courtes et efficaces. ⤵️
Comment organiser une réunion debout ?
L’objectif de la réunion debout
Au cours des réunions debout, toutes vos équipes se retrouvent en cercle, et chacun prend la parole à tour de rôle pour répondre à des questions bien précises :
- Qu’est-ce que j’ai réussi à accomplir hier ?
- Qu’est-ce que je vais faire aujourd’hui ?
- Ai-je rencontré des obstacles qui m’empêchent d’avancer dans mon projet ?
Attention, si les difficultés sont trop importantes, il est préférable de les gérer après la réunion avec uniquement les personnes concernées. De cette manière, vous éviterez les réunions trop longues.
Ces réunions peuvent aussi être l’occasion de rappeler les objectifs d’un projet ou encore identifier les pistes à encourager et celles à abandonner.
Quand et où organiser ces réunions debout ?
La réunion debout doit toujours avoir lieu au même endroit. Vos équipes seront bien plus à l’aise pour prendre la parole si elles connaissent le lieu.
D’ailleurs, le côté informel et interactif du cercle permet aussi une prise de parole bien plus naturelle. On a presque l’impression d’être au café avec ses collègues.
Si vous avez la chance d’avoir un jardin et que la météo si prête, organisez ces courtes réunions dehors, autour d’une table haute. Rien de tel qu’un grand bol d’air frais au matin pour se remettre dans le bain.
Question planning, il est conseillé d’organiser cette réunion plusieurs fois dans la semaine voire quotidiennement, pour faire un point rapide et régulier avec toutes vos équipes. Le matin est l’idéal, et pourquoi pas autour d’un café pour se mettre en forme ? ☕
Si vos collaborateurs ont trop de travail, ou si certains sont absents, en déplacement ou autres, n’annulez pas la réunion. Vos équipes pourraient croire que ce point quotidien est sans importance.
Les stand-up meetings fonctionnent bien en petit comité. Je vous recommande d’être au maximum une dizaine. Si vous êtes nombreux dans l’entreprise, regroupez vos équipes en fonction des projets à traiter.
Quel mobilier choisir pour une réunion ?
Petit conseil : oubliez les chaises ou les tabourets, vos équipes seraient bien trop tentées de s’asseoir.
On vous recommande aussi d’éviter les tables de réunion réglables en hauteur. Celles-ci favorisent la sédentarité puisque vos équipes n’auraient plus besoin de se déplacer pour assister aux réunions.
Aménagez plutôt un espace dédié aux réunions, loin de l’environnement de travail pour ne pas déranger les collègues qui travaillent.
En revanche, pour les longues réunions, vous devez penser confort et installer des tables de réunion classiques : rondes, rectangulaires, ovales, carrées ou en U. Tout dépend de la surface dont vous disposez et du nombre de participants.
Pour vous aider à y voir un peu plus clair, on a rédigé un article complet pour bien choisir les dimensions et le type de table de réunion idéal pour vos équipes. 👈
Pourquoi rester debout pour une réunion ?
Rester debout le temps d’une réunion est totalement inconfortable, on est d’accord. Mais figurez-vous que c’est l’objectif, cela permet de prendre soin de sa santé, de favoriser la productivité et la collaboration de toutes et tous.
Rester debout est le meilleur moyen d’être attentif
La réunion debout renforce largement l’attention. En effet, il n’est plus possible pour vos équipes de somnoler sur leur chaise de bureau ou sur le canapé moelleux de l’entreprise, les doigts de pieds en éventail. Impossible aussi de surfer sur le web ou de regarder ses mails lorsqu’on est debout face à ses collègues.
Vous l’aurez compris, l’objectif de la position debout est l’efficacité. Et nul besoin de prévoir plusieurs heures, ces réunions doivent être rapides. Seulement 5 à 15 minutes quotidiennes suffisent, de quoi avoir plus de temps pour ses tâches personnelles.
Rester debout, c’est bon pour la santé
La sédentarité au travail est un véritable fléau des temps modernes.
Rester assis devant un écran ou à son bureau pendant plus de sept heures aggraverait de 8 % les risques de troubles cardiovasculaires. La sédentarité est aussi la source de nombreux maux de dos, de douleurs aux lombaires, à la nuque et aux cervicales.
Qui plus est, en position assise nos jambes s’ankylosent et la circulation sanguine se fait moins bien d’où la sensation de jambes lourdes, de fourmillement ou encore de crampes musculaires.
Il est alors très important de changer régulièrement de position. Ainsi, la réunion debout est un parfait moyen de bouger au bureau, de quoi se dégourdir un peu les jambes et refaire le plein d’énergie. 💪
Les personnes qui se tiennent debout au moins deux heures par jour augmentent leur espérance de vie d’environ 10 %.
Rester debout favorise la cohésion d’équipe
La réunion debout permet aussi une bien meilleure cohésion d’équipe. En effet, se retrouver toutes et tous, chaque jour, permet de :
- fluidifier la communication et la collaboration au sein de votre entreprise ;
- faciliter les échanges entre les nouvelles recrues et les anciens collaborateurs ;
- motiver et booster toutes vos équipes ;
- favoriser la créativité de toutes et tous.
Qui plus est, en étant debout, les liens hiérarchiques sont beaucoup moins visibles. Il n’y a pas de supérieur devant un tableau blanc ou en bout de table de réunion. Vos équipes se sentiront alors bien plus confiantes pour prendre la parole.
Mes conseils pour animer une réunion debout
1 – Ayez toujours un esprit positif
Tout d’abord, pour motiver au maximum vos équipes lors de ces réunions debout, soyez toujours dynamique et motivé. Il est important que vous partagiez votre bon mood à vos équipes, et pour y parvenir, gardez le sourire.
Pour une réunion un peu plus conviviale, vous pouvez aussi apporter les croissants et chocolatines – comme on dit chez nous. 😉
2 – Programmez toujours les réunions
Je vous conseille aussi de programmer ces réunions dans les agendas de vos collaborateurs. Ils n’auront alors aucune excuse pour la rater !
Pour la petite anecdote, Jason Yip, coach chez Spotify Agile, raconte qu’il lance dans les haut-parleurs la chanson de Bob Marley Get Up, Stand Up, pour indiquer que la réunion est sur le point de commencer. Perso, j’adore ! 🎵
3 – Nommez un leader de réunion
Pour éviter que la réunion debout ne divague sur d’autres sujets qui n’ont rien à voir, vous pouvez nommer un chef d’orchestre.
Son rôle ne sera pas de stopper la créativité des équipes, mais plutôt de ramener la discussion au sujet en question. Il peut aussi être chargé de gérer le timing pour éviter des réunions trop longues (et les crampes aux jambes par la même occasion).
4 – Évitez les distractions
Il est important d’interdire les ordinateurs portables le temps de ces réunions. Vos équipes seront alors moins distraites et ne pourront plus se cacher derrière leur écran. Et puis, ça fait toujours du bien de se déconnecter quelques minutes.
Si vous ou vos collègues avez besoin de prendre des notes, un papier et un stylo suffisent.
5 – Cassez la routine
Il est important que vos collaborateurs prennent la parole à tour de rôle, mais jamais dans le même ordre. En effet, si un membre de l’équipe sait qu’il doit prendre la parole en dernier, il aura tendance à se désintéresser, à être passif en attendant son tour.
Qui plus est, ces réunions sont vite routinières. Mais en changeant le tour de parole, vous cassez (un peu) cette routine.
6 – Finissez toujours sur une note positive
Demandez à un membre de vos équipes de clore la réunion sur quelque chose de positif : un contrat signé, un problème résolu, une nouvelle recrue ou même une anecdote personnelle.
Partager les victoires de chacune et chacun est un excellent moyen de montrer que le travail paye toujours, de quoi bien motiver vos équipes.
Faisons un petit récapitulatif : la réunion debout
Eh oui, fini le temps des réunions à se prélasser sur son fauteuil de bureau ergonomique.
Pour une réunion debout efficace, on vous conseille de :
– Faire les réunions en cercle, autour d’une table de réunion haute ;
– choisir toujours le même lieu et la même heure (tous les matins de préférence) ;
– programmer la réunion dans les agendas de chacun ;
de nommer un chef de réunion qui gère les débats et le temps ;
– d’interdire les écrans pour une concentration optimale ;
– d’avoir toujours un esprit positif, d’être souriant, pour booster au maximum vos équipes ;
– donner la parole à tout le monde, mais jamais dans le même ordre pour éviter des réunions trop routinières.
Désormais, vous avez toutes les clés en main pour réussir vos réunions. Vous allez voir, vos équipes seront bien plus soudées grâce à ces quelques minutes de rassemblement quotidien.
