Déménager une entreprise peut être difficile sans une bonne organisation et une bonne communication. Et ça l’est encore plus quand on se retrouve seul à tout planifier, on le sait.

C’est pourquoi, on a écrit ce guide complet pour anticiper toutes les démarches à suivre de 6 mois avant à 15 jours après le déménagement de vos bureaux. Avec en prime, une checklist complète pour penser à tout.

Six mois avant : que faut-il faire ?

1. Inspectez l’état de vos nouveaux locaux

Vous avez enfin trouvé les bureaux rêvés pour vos équipes et vous êtes conquis. Top !

Avant de signer le bail, il est très important de réaliser l’état des lieux sérieusement. Pour cela, vous devez prêter une attention toute particulière à :

• l’équipement informatique (prises électriques, raccordement, etc.) ;
• l’état d’usure de chaque pièce (sols, murs, etc.) ;
• les normes de sécurité (alarmes, extincteurs, sorties de secours, etc.).

2. Envoyez votre préavis

Après l’état des lieux, pensez à résilier votre bail. Pour rappel, un bail commercial dure 3, 6 ou 9 ans et vous devez envoyer votre préavis six mois avant la fin de votre contrat.

La procédure est simple, il suffit d’envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception à votre propriétaire.

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Bon à savoir 💡 Vous pouvez faire ses démarches en ligne, directement sur le site de La Poste

3. Listez vos besoins

Après avoir fixé la date du déménagement, vous devez définir la durée totale. Pour cela, le mieux est de lister tous vos besoins :

• Devez-vous entreprendre des travaux de rénovation ?
• Est-ce que vous allez contacter un architecte ou un aménageur d’espace ?
• Allez-vous faire appel à une entreprise de nettoyage ?
• Allez-vous renouveler votre mobilier ?
• Qu’allez-vous faire de vos anciens meubles ? (recyclage, don, etc.)
• Etc.

Bon à savoir 💡 Comptez 2 à 6 mois pour préparer le déménagement de votre entreprise.

4. Dressez le retro-planning de votre déménagement

Une fois la liste complétée, vous pouvez établir le calendrier ou le rétro planning du déménagement de vos bureaux. Cela vous aidera à bien identifier toutes les actions à entreprendre avant le jour J. Plus vous anticiperez, moins vous serez stressé (promis).

Pour le reste (estimation des coûts, communication, dénomination du responsable, etc.), tout est détaillé dans la suite de ce guide.

5. Estimez le coût du déménagement

Voici les trois grandes familles de coûts à prévoir lors du déménagement de vos bureaux :

• Les frais de transfert (entreprises de déménagement, achats de fournitures de bureau, nettoyage des locaux, etc.)‍ ;
• Les coûts sociaux (prime de déménagement du personnel, changement organisationnel, recrutement, départs, etc.)‍ ;
• Le budget de l’aménagement de vos futurs bureaux (travaux de gros et / ou second œuvre, architecte d’intérieur ou aménageur d’espace, achat de mobilier de bureau).

💡 A noter que l’aménagement des espaces de travail représente 50 à 70% du budget total du déménagement d’une entreprise.

6. Recherchez vos futurs fournisseurs

A cette étape, vous avez une vision plus claire sur vos besoins et vos contraintes. Vous pouvez donc commencer à chercher vos futurs prestataires (architectes d’intérieurs, aménageurs d’espace, fabricant de mobilier de bureau, déménageurs, entreprise de nettoyage, etc.). Pour bien les choisir, vous devez définir vos critères. Voici un exemple d’éléments en prendre en compte :

• les tarifs ;
• les délais de livraison ;
• l’engagement RSE du fournisseur ;
• la provenance des produits ;
• la qualité et la quantité de services ;
• les avis clients‍‍.

Bon à savoir 💡 Comptez minimum 3 semaines de délais pour la livraison de vos futurs meubles.

7. Communiquez au sein de l’entreprise

Retenez bien qu’il n’est jamais trop tôt pour informer et rassurer vos équipes. Chez LOUIS, nous avons organisé différents temps d’échanges avec les cofondateurs et les managers. Voici quelques exemples concrets : la réunion de lancement, la présentation du planning du déménagement ou encore les plans d’aménagement des futurs locaux.

Cette communication nous a beaucoup aidés à mieux se projeter et surtout se sentir impliqué dans le déménagement.

Bon à savoir 💡 Pour annoncer les moments importants du déménagement de votre entreprise, pensez à varier les canaux de communication. Vous pouvez par exemple faire : des présentations Google Slide, des Newsletters, des vidéos ou encore des messages Slack.

Trois mois avant le déménagement de vos bureaux

8. Vérifiez les clauses dans les contrats de travail

Vérifiez les contrats de travail de vos collaborateurs, ils contiennent peut-être une clause de mobilité. Si vous la trouvez, c’est parfait ! Cela signifie qu’ils acceptent de travailler ailleurs. Dans le cas contraire, vous devez en discuter avec eux pour qu’ils donnent leur accord. Et si ce n’est pas le cas, vous êtes en droit de lancer une procédure de licenciement pour motif économique.

9. Interrogez vos équipes

Un déménagement de bureaux conduit souvent à repenser les espaces de travail pour qu’ils soient davantage adaptés aux besoins actuels des salariés. Il faut donc en profiter pour co-créer ces futurs espaces avec eux. Le mieux est de les interroger sur leurs usages et méthodes de travail. Et vous le verrez rapidement, chaque service aura des requêtes différentes. Par exemple, vos développeurs auront besoin de deux écrans sur leurs bureaux pour coder plus facilement ; alors que vos commerciaux auront besoin de phone booth pour téléphoner sans déranger les autres.

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Bon à savoir 💡 Le plus simple est de créer un questionnaire sur Typeform ou sur Google Forms pour obtenir toutes ces informations. Et vous avez de la chance, on vous a préparé un document avec toutes les questions à intégrer dans votre questionnaire !

10. Demandez plusieurs devis

Le déménagement de vos bureaux approche, c’est le moment de contacter les entreprises que vous avez sélectionnées pour leur demander des devis. L’idéal est de demander 3 à 5 devis par type de prestataire. C’est le moment aussi de préparer les plans de vos futurs locaux pour les donner à votre architecte d’intérieur.

En ce qui concerne le transfert de vos affaires, vous pouvez faire appel à un déménageur ou vous occuper du déménagement vous-même. Dans ce cas-là prévoyez 150 euros TTC pour la location d’un camion de 20 m3 à la journée.

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Bon à savoir 💡 vous pouvez aussi louer une camionnette avec un chauffeur sur Supervan !

Deux mois avant le déménagement de vos bureaux

11. Faites les travaux dans vos locaux actuels

Il est temps de remettre sur pieds vos bureaux actuels ! Commencez par définir et lister les travaux de rénovation à réaliser puis contactez votre propriétaire. Il aura peut-être des artisans à vous conseiller. Ensuite, vous n’aurez plus qu’à demander quelques devis et définir une date pour commencer les travaux.

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12. Commandez vos fournitures de bureau

Déménager donne souvent l’occasion de changer son mobilier de bureau. C’est peut-être l’occasion pour vous de choisir des marques de meubles éco-responsables.

Pour que tout soit en place dans les temps, commandez vos meubles et fournitures au moins 2 mois avant le jour du déménagement.

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Bon à savoir 💡 Vous pouvez valoriser vos anciens bureaux en les recyclant ou en les donnant à des associations telles que Emmaüs. Vous pouvez aussi leur donner une nouvelle vie avec Bluedigo.

Un mois avant le déménagement

14. Raccordez les lignes téléphoniques et internet

Pour que tout soit en ordre à l’arrivée de vos équipes, raccordez les lignes téléphoniques et internet au moins 1 mois avant le déménagement de vos bureaux. Vous pouvez  consulter des articles en ligne sur le sujet mais pour un meilleur accompagnement, contactez votre fournisseur.

15. Préparez les changements d’adresse

Qui dit déménagement, dit changement d’adresse ! D’abord vous devez changer l’adresse du nouveau siège de l’entreprise auprès du Greffe du Commerce. Comme votre numéro de SIRET va lui aussi évoluer, vous devrez le modifier sur l’ensemble de vos documents officiels (tampon, Kbis, etc.). Ensuite, signalez ce changement d’adresse aux organismes suivants :

• Sécurité sociale, caisse de retraite, Urssaf ;
• Fournisseurs divers : eau, électricité, internet, téléphone, etc. ;
• Assurance des nouveaux bureaux.

Et n’oubliez pas de résilier vos contrats actuels ! 1 à 2 semaines avant le déménagement suffiront amplement.

16. Informez vos partenaires et fournisseurs de votre changement d’adresse

Communiquez votre changement d’adresse à vos prestataires, vos partenaires mais aussi à vos clients. Et oui ! Un déménagement d’entreprise implique aussi une bonne communication externe (réseaux sociaux, communiqué de presse, site internet, cartes de visites, etc.) donc ne lésiner pas sur les moyens. Pour n’oublier personne, faites la liste des entreprises et clients que vous devez informer et envoyez-leur un e-mail quelques jours avant de déménager !

Quinze jours avant le déménagement : ça se concrétise !

17. Continuez à communiquer

Un déménagement d’entreprise peut générer du stress et le meilleur moyen pour atténuer les angoisses de chacun est de communiquer. Alors, 15 jours avant le grand départ, communiquez auprès de vos équipes. Présentations, messages Slack, Newsletter… Tous les moyens sont bons pour rassurer tout le monde. Expliquez à vos collaborateurs le planning, le rôle de chacun et les infos clés à connaître pour investir les nouveaux locaux (transport, parking, accès au bâtiment, sécurité, etc.)

18. Vérifiez l’inventaire

Pour être sûr de ne rien oublier, vérifiez l’inventaire à l’aide de chaque responsable déménagement : fournitures de bureau, documents, mobilier de bureau, affaires du personnel, parc informatique… Tout ce qui peut l’être, doit être classé, étiqueté et rangé dans des cartons. Plus vous anticiperez, plus vous serez serein le jour J.

Un jour avant le déménagement de vos bureaux

19. Libérez du temps à vos équipes

Comme ça, elles pourront vérifier que toutes leurs affaires de bureau sont bien rangées dans des cartons. Et indiquez-le dans le planning ainsi que dans Google Agenda.

20. Nettoyez les nouveaux locaux

Selon la taille de vos nouveaux bureaux, vous avez deux options. Soit vous faites appel à une entreprise de nettoyage telle que Cleany pour s’en occuper soit vous motivez vos équipes à mettre la main à la pâte en distribuant des tâches à chacun. Là encore, il faudra bien l’intégrer au planning.

Jour J : on y est !

21. Facilitez le transfert de vos affaires

Ça y est, c’est le grand jour. Vous déménagez enfin. Et vous le savez, ce n’est pas le moment de se reposer sur ses lauriers. En principe, vos responsables déménagement sont là pour vous accompagner tout au long de cette journée. Briefez-les quelques jours avant pour que chacun détienne un rôle clé dans la réussite du déménagement de votre entreprise. Les points importants à anticiper :

• Prévenir les responsables des immeubles (ancien et nouveau) du déménagement ;
• Veiller à ce que les portes d’entrée, les parkings, les ascenseurs et les escaliers soient accessibles ;
• Vérifier que chaque collaborateur à bien reçu son badge et ses clés d’entrée dans le nouveau bâtiment ;
• Dégager les passages pour faciliter le transfert du mobilier de bureau.

Trois jours après votre déménagement de bureaux

22. Remise des clés et nettoyage des anciens locaux

Après le déménagement, prévoyez un peu de marge avant de rendre les clés à votre ancien propriétaire. Cela vous laissera le temps de bien vider et nettoyer les locaux.

Quinze jours après : promis c’est fini !

23. Effectuez les derniers changements d’adresse

Il ne vous reste plus qu’une chose à faire et après promis, c’est terminé. Vous n’aurez plus qu’à profiter de vos nouveaux espaces de travail. Il s’agit des derniers changements d’adresse tels que le Centre des Impôts et la Trésorerie principale. Et si vous possédez un parc de véhicules professionnels, n’oubliez pas de modifier l’adresse ou faire une nouvelle carte grise.

Voilà, il ne vous reste plus qu’à organiser une belle soirée d’inauguration pour accueillir vos équipes !

En résumé

Pour bien organiser et planifier le déménagement de vos bureaux

• Cadrez votre projet (besoins, contraintes, budget et calendrier) ;
• Téléchargez notre super checklist pour penser à tout ;
• Communiquez régulièrement auprès de votre équipe.

Et si vous avez besoin de plus d’informations sur la construction de votre retro planning et l’estimation des coûts de votre déménagement, lisez notre article « Comment organiser et planifier un déménagement d’entreprise ? ».

Voilà, vous êtes maintenant prêt à préparer votre déménagement de bureaux.