Open space VS espace de travail collaboratif
Aujourd’hui, la collaboration fait partie intégrante des nouvelles méthodes de travail. En effet, l’intelligence collective a largement fait ses preuves et tend à se généraliser dans les entreprises.
Dans ce contexte, l’aménagement des espaces de travail a été bousculé ces dernières années. Les traditionnels bureaux fermés, individuels et fixes ont laissé place à de vastes pièces ouvertes et partagées : les espaces de travail collaboratifs et les open space.
Tous deux permettent le travail en équipe et favorisent les échanges. En revanche, l’open space est aussi adapté au travail individuel, à l’inverse d’un espace de collaboration.
Alors, quels sont les avantages et les inconvénients de ces deux types d’aménagement ? Comment concilier collaboration et concentration face à ces nouvelles manières de travailler ?
Dans cet article, on vous présente les avantages et inconvénients de ces nouveaux espaces de travail partagés.
Zoom sur l’open space
Il se caractérise par l’absence de cloisons ou de murs entre les différents postes. Les collaborateurs travaillent alors dans un même espace ouvert et partagent des bureaux communs, aussi appelés bench.
Les avantages de l’open space
Si de nombreuses entreprises ont adopté ce type d’aménagement de bureau, c’est pour les atouts qu’il offre. 👇
- Échanges et collaboration : En travaillant sur un bureau partagé en flex office, les équipes peuvent facilement coopérer et travailler ensemble sur des sujets précis. Les idées circulent librement, ce qui permet de créer des environnements de travail dynamiques.
- Créativité : Les salariés peuvent s’entraider en partageant leurs compétences et connaissances et ainsi gagner en créativité.
- Transparence et égalité : Les collaborateurs se retrouvent tous sur un même pied d’égalité puisqu’ils partagent le même environnement et les mêmes postes de travail. Fini les grands bureaux réservés à la direction ! Chacun peut se voir, échanger et collaborer librement, ce qui atténue les barrières hiérarchiques.
- Sentiment d’appartenance : En travaillant côte à côte, l’esprit d’équipe est renforcé. Les collaborateurs se sentent ainsi mieux intégrés dans l’entreprise.
- Optimisation de l’espace : En éliminant les cloisons, l’open space permet une gestion plus efficace de l’espace disponible, ce qui peut réduire les coûts pour l’entreprise. Pas besoin d’investir dans une grande quantité de bureaux, ni de créer diverses cloisons qui peuvent vite coûter cher.
- Flexibilité des espaces : la réorganisation des bureaux est facile et rapide. Vous n’aurez pas besoin de faire de gros travaux si votre équipe s’agrandit ou si vous organisez divers événements.
- Simple supervision pour les managers : Les managers peuvent facilement superviser leurs équipes, suivre l’avancée des projets, transmettre des indications ou encore régler certains problèmes.
Les inconvénients de l’open space
Bien que l’open space offre de nombreux avantages pour l’entreprise et ses collaborateurs, il possède aussi quelques inconvénients à connaître.
Tout d’abord, cet environnement de travail est vite bruyant. Discussions, cliquetis du clavier et de la souris, sonnerie de téléphone, animations… Travailler en open space et rester concentré sont parfois de véritables défis. De plus, ce brouhaha constant peut aussi être une véritable source de stress et d’énervement au quotidien, ce qui peut affecter le bien-être des salariés.
Heureusement, il existe des solutions pour atténuer ce bruit. Par exemple, les plantes vertes, les meubles en bois massif, les peintures et tapis acoustiques contribuent à absorber les sons. Vous pouvez aussi opter pour des séparateurs mobiles entre chaque poste de travail.
Comme on vous le disait, dans un open space il n’y a aucune cloison. Alors oui, les échanges coulent à flots. En revanche, certains employés peuvent se sentir observés.
Cette exposition peut entraîner là aussi du stress et donc nuire à leur productivité et créativité. Il est donc important de questionner vos salariés pour connaître leurs ressentis concernant le travail en open space.
Zoom sur l’espace de travail collaboratif
À l’inverse d’un open space où l’on travaille principalement assis face à son poste de travail, un espace collaboratif encourage les équipes à se déplacer, tant pour travailler que pour discuter.
Ces espaces de partage sont alors constitués de 3 différentes zones.👇
- des zones de rencontre : cafétéria, coin salon et café, terrasse, etc. ;
- des zones de réunion : des espaces isolés, parfois cloisonnés, avec un tableau blanc, un écran et une grande table de réunion ;
- des zones mixtes : des espaces informels dédiés à la créativité, à la détente, aux sessions de brainstorming, aux courtes réunions debout, etc.
💡 Le saviez-vous ? Ne confondez espace de coworking et espace de travail collaboratif. Un coworking rassemble des travailleurs indépendants, des freelances, des salariés de diverses entreprises au sein de bureaux à partager, en contrepartie d’un abonnement payant. En revanche, un lieu collaboratif est un espace partagé en entreprise dédié uniquement à ses salariés.
Les avantages d’un espace collaboratif en entreprise
Tout comme l’open space, les espaces collaboratifs permettent facilement d’échanger, de travailler ensemble, de s’entraider. Bref, eux aussi favorisent les échanges, l’entraide, la créativité et la bonne entente entre collègues.
À la différence d’un open space, les collaborateurs peuvent choisir l’environnement qui convient le mieux à leurs besoins – à condition qu’ils disposent du mobilier collaboratif adéquat.
Par exemple, certains peuvent se retrouver sur le canapé de l’espace informel pour une réunion rapide ou s’installer dans une cabine acoustique pour ne pas déranger les collègues, d’autres peuvent choisir une table haute pour une session brainstorming, etc.
De plus, ces zones informelles (coin cuisine, salon, terrasse, etc.) permettent aux membres de l’équipe de se retrouver, d’apprendre à se connaître, d’échanger, et ce, loin des bureaux. L’atmosphère est donc davantage propice à la convivialité !
En effet, ils ne sont pas seulement dédiés au travail, mais sont aussi des lieux où la culture d’entreprise se développe, où les liens entre les employés se renforcent, où les valeurs de l’entreprise se dessinent.
Ainsi, osez affirmer votre image de marque à travers une décoration originale, surtout dans vos zones mixtes et de rencontre.
Par exemple, vous pouvez intégrer des éléments de branding, comme votre logo, vos couleurs, des photos des équipes, une décoration murale qui retrace l’histoire de l’entreprise, etc.
Vous verrez, cela renforce le sentiment d’appartenance des employés à la culture d’entreprise.
Les inconvénients d’un espace de travail collaboratif
La création des différentes zones d’un espace collaboratif peut être un vrai défi, d’autant plus si vous n’êtes pas expert dans le domaine de l’aménagement de bureau.
En effet, les espaces collaboratifs sont souvent plus complexes à aménager pour cause de la diversité des zones. Il faut parvenir à trouver le bon équilibre entre espace détente, rencontre et travail.
Par exemple, les lieux de rencontre doivent être suffisamment ouverts et accueillants pour favoriser les interactions informelles, tout en évitant qu’ils ne deviennent trop bruyants et distrayants pour ceux qui ont besoin de se concentrer.
De plus, ces espaces sont aussi plus complexes à gérer. Par exemple, il vous faudra des outils collaboratifs comme un système de réservation pour les salles de réunion afin d’éviter les conflits d’horaire et garantir qu’elles soient utilisées de manière optimale.
En ce qui concerne la gestion des équipements en libre accès, tels que les tableaux blancs, le vidéoprojecteur, les écrans, etc. il est important de s’assurer qu’ils soient disponibles et fonctionnels lorsque les équipes en ont besoin. Cela nécessite donc une maintenance régulière et une politique claire concernant leur utilisation et leur réservation.
Enfin, tout comme l’open space, le manque d’intimité et le brouhaha peuvent être source de mal-être pour les salariés. Il faut alors parvenir à créer des espaces ouverts et partagés qui encouragent la collaboration, mais aussi la concentration et l’apaisement. Une décoration cocooning et chaleureuse peut alors vous aider à créer des espaces plus intimes et ainsi offrir un cadre de travail plus privatif. De même, les cabines acoustiques sont aussi très appréciées puisqu’elles offrent un espace de travail personnel et isolé, notamment utile pour les rendez-vous en visioconférences.
Open space & espace collaboratif : L’essentiel à garder en tête
Les open space favorisent le travail individuel, tout en encourageant les interactions et la collaboration entre collègues. Cependant, ils peuvent rapidement devenir bruyants. De plus, certains salariés peuvent se sentir exposés, entraînant des difficultés de concentration et un stress supplémentaire.
La création d’espaces de collaboration (zones mixtes, de réunion et de rencontre) peut alors répondre aux défis de l’open space.
Les équipes peuvent utiliser ces différents lieux pour échanger, pour de courtes réunions, pour prendre une petite pause…et ainsi éviter de déranger les collègues qui travaillent dans l’open space.
Finalement, le bureau s’apparente désormais à un véritable lieu de vie du quotidien, comme une grande maison, mais adaptée au travail d’équipe !
