Créer un espace de travail collaboratif en 7 étapes
Vous avez l’impression que la collaboration stagne au sein de votre entreprise ? Que le travail d’équipe manque de dynamisme ? Que les idées et savoirs ne circulent pas librement ?
La création d’un espace collaboratif devrait résoudre vos problèmes !
Depuis plusieurs années, ces environnements de travail partagés prennent place au sein des entreprises et ont largement fait leurs preuves : bien-être, échanges, rencontres, productivité, sentiment d’appartenance, ambiance stimulante, etc.
Mais alors, par quoi commencer ?
De la planification à la réalisation, on vous présente les 7 étapes pour créer un espace de travail collaboratif fonctionnel, agréable et à votre image.
Mais avant de rentrer dans le vif du sujet, voici une courte définition de l’espace collaboratif.
Espace de travail collaboratif : définition et critères clés
Un espace collaboratif en entreprise est un lieu partagé, où les collaborateurs se rassemblent et passent du temps ensemble.
Il peut s’apparenter à une salle de réunion, à un espace informel ou encore à un open space – bien que ce dernier soit aussi adapté au travail individuel (à la différence de l’espace collaboratif.)
Afin que votre espace soit fonctionnel, adapté aux nouveaux modes de travail et à la potentielle croissance de l’entreprise, rien ne doit être laissé au hasard !
En effet, il doit être aménagé selon 4 critères. 👇
- L’acoustique : dans un espace collaboratif, un même bureau peut être utilisé pour différents usages. Il faut donc vérifier que l’acoustique de l’espace soit conçue pour des utilisations variées, qu’il y ait une bonne isolation des bruits externes et internes, etc.
- La proximité : cet espace doit aussi être facilement accessible par les collaborateurs. Il faut alors se demander comment l’organiser pour faciliter les échanges entre les équipes qui ont des projets communs. À l’inverse, vous pouvez laisser de la distance entre celles qui interagissent rarement ensemble.
- Le confort : cela comprend l’éclairage, le chauffage, la climatisation, l’ameublement ergonomique (on y revient un peu plus bas), la disposition des appareils numériques et autres outils de travail communs, notamment les nouvelles technologies.
- La privacité : bien que cet espace partagé promeut les échanges, il doit aussi offrir des espaces propices à l’intimité, tant pour la réalisation de certains projets que pour certaines activités.
Regardons désormais les 7 étapes à connaître pour créer un espace de travail collaboratif.
Étape 1 : Évaluer ses besoins
Tout d’abord, vous devez analyser les besoins de vos collaborateurs et ceux de l’entreprise.
Cela vous permettra d’aménager un espace collaboratif qui contribue à l’atteinte de vos objectifs, tout en favorisant le bien-être et la productivité des équipes.
Pour y parvenir, vous devez :
- anticiper les types de projets qui y seront menés : formation, réunion d’équipe, brainstorming, gestion de projet, visioconférence, etc.
- identifier les défis de la collaboration : espace bruyant, trop petit, manque de fonctionnalité, d’outils de partage, etc.
- déterminer les objectifs de l’espace : faciliter et encourager la communication, simplifier la collaboration, améliorer la productivité et la qualité de vie au travail, favoriser l’engagement des équipes, stimuler l’innovation, promouvoir la transparence, etc.
Ici, il est essentiel d’impliquer au maximum vos salariés afin de connaître leurs besoins, leurs recommandations, leurs idées ainsi que les défis rencontrés au quotidien. En plus, cela renforce leur engagement envers l’entreprise, donc leur motivation. 💪
Étape 2 : Délimiter les zones collaboratives et récupérer les plans
Une fois que vous avez pris en compte vos besoins, vous devez organiser votre espace partagé autour de 3 types de zones. 👇
C’est aussi un lieu de socialisation et d’échange qui fait naître une véritable culture d’entreprise.
Il peut s’apparenter à un espace restauration, un coin machine à café et distributeurs, un espace salon, etc.
Contrairement aux zones de rencontres et zones mixtes dans lesquelles on retrouve des livres, des canapés et d’autres meubles et objets divers, il s’agit ici, d’espaces plus restreints avec des tableaux blancs, des écrans et des murs sur lesquels écrire.
Cela permet aux équipes d’avoir une meilleure isolation avec l’extérieur et de ne pas subir d’interruptions ou de distractions.
À noter que, bien qu’elles permettent les échanges et la collaboration, ces zones mixtes restent informelles.
Elles sont donc utiles pour stimuler la créativité, mais n’offrent pas la plus grande possibilité de concentration (contrairement à la précédente.).
💡 Pensez à vous faire accompagner tout au long de l’aménagement de vos bureaux. Vous pourrez ainsi bénéficier de conseils d’experts et ainsi créer un lieu de travail fonctionnel, à votre image et qui réponde à vos besoins. De plus, vous bénéficierez de plans (en 2D ou 3D). De quoi vous projeter dès le début des travaux !
Étape 4 : Choisir son mobilier et les équipements appropriés
Votre mobilier doit permettre la flexibilité : un même espace doit pouvoir être modulé de plusieurs façons au cours de la journée afin de s’adapter aux besoins des équipes et aux événements de l’entreprise.
De plus, même s’il ne s’agit pas de bureaux classiques, mais plutôt en libre accès, les collaborateurs ont toujours besoin de mobilier ergonomique pour s’y sentir bien.
Pour aménager votre espace de travail partagé, vous aurez donc besoin de :
- Mobilier modulable : privilégiez les meubles à roulettes et réglables (tables, chaises, tabourets). En quelques minutes et sans forcer, vous pourrez réorganiser votre espace à votre guise.
- Tables de réunion : pour une table de réunion fonctionnelle et ergonomique, comptez au minimum 80 cm de largeur pour chaque collaborateur et une hauteur comprise entre 70 et 75 cm. Pour les petits espaces, privilégiez une table carrée ou ronde. Pour les grands espaces, une table rectangulaire convient mieux. Pensez aussi à une table haute pour des réunions debout.
- Bureaux : optez pour des bureaux partagés ergonomiques et non attitrés (flex office). Ils encouragent la collaboration, optimisent l’espace, offrent davantage de flexibilité et permettent de réduire les coûts liés à leurs achats.
- Chaises ergonomiques : optez pour des chaises confortables et réglables, avec appuie-tête, soutien lombaire, hauteur réglable, etc. Elles assurent le confort des employés lors de longues réunions ou sessions de travail. De plus, elles favorisent une posture saine et réduisent les risques de TMS.
- Mobilier de détente : intégrez des canapés, des fauteuils, des poufs et des tables basses pour offrir aux équipes un endroit où se détendre et se ressourcer entre les réunions ou les sessions de travail intenses.
- Cabines acoustiques (ou phone box) : ces espaces individuels permettent aux employés de passer des appels, des rendez-vous en visio ou de travailler en toute intimité et sans déranger les collègues qui travaillent à côté. Certaines cabines peuvent accueillir jusqu’à 4 personnes.
D’ailleurs on vous a référencé ici la liste complète du mobilier collaboratif à acheter pour son entreprise.
Pensez aussi à intégrer des équipements technologiques pour améliorer l’efficacité des travailleurs : système de réservations des salles/cabines ou des postes de travail, tableaux blancs interactifs et de projection pour les réunions, équipements de vidéoconférence, imprimantes, etc.
N’oubliez pas aussi certains outils de travail indispensables, comme les supports écran, les claviers et les souris sur chaque poste de travail ainsi que des trappes sur les plateaux.
Étape 5 : Créer une atmosphère propice à la collaboration
La décoration permet de créer une ambiance stimulante et motivante, favorisant ainsi les échanges. De plus, elle ajoute de la personnalité et du caractère à l’espace collaboratif et peut être une source d’inspiration pour les équipes.
Tout d’abord, commencez par choisir une palette de couleurs et un design cohérents qui correspondent à l’image de l’entreprise, à sa décoration et aux objectifs de cet espace.
Sachez d’ailleurs que les couleurs vives et énergiques (rouge, orange, jaune) favorisent la créativité et la motivation. Elles conviennent donc très bien pour l’espace de réunion. À l’inverse, les tons neutres (blanc, beige, gris) et pastel offrent une atmosphère apaisante, propice à la détente et à la concentration. Ces tons conviennent alors pour les espaces de rencontre.
Attention, utilisez les couleurs vives avec parcimonie, car elles peuvent aussi être source de distraction et d’irritabilité. Par exemple, vous pouvez opter pour un mur jaune associé à des tons beiges.
Ensuite, décorez votre espace avec des œuvres d’art, des plantes, des citations inspirantes, des photos, des luminaires, des tapis, des coussins, des plaids, etc. – surtout au sein de votre espace de rencontre.
Vous pouvez aussi créer différents espaces collaboratifs avec diverses thématiques. Si certaines surfaces peuvent être très naturelles avec beaucoup de bois et de plantes, d’autres peuvent être plus minimalistes ou au contraire, très élaborées.
Vos collaborateurs pourront ainsi choisir l’espace le plus adapté à leur projet et à leur envie du moment. C’est une technique qui pourra stimuler managers et collaborateurs et favoriser le développement de d’idées.
Si la décoration ce n’est pas votre domaine de prédilection, là aussi, pensez à vous faire accompagner par un décorateur d’intérieur. Cela vous permettra par la même occasion de lever un peu le pied sur ce projet.
Étape 6 : Suivre de près le projet et son budget
Une fois le projet établi, établissez un calendrier précis avec toutes les étapes d’aménagement et les délais : conception, achat de mobilier, de la déco, installation des équipements technologiques, etc. Assurez-vous de vous laisser suffisamment de temps pour chaque phase afin d’éviter un stress inutile.
Identifiez aussi les ressources humaines, matérielles et financières nécessaires. Pour vous aider, vous pouvez assigner certaines responsabilités à vos collègues.
Enfin, tenez un registre des coûts associés au projet avec les dépenses liées aux potentiels travaux, au mobilier, aux technologiques collaboratives, à la décoration ainsi qu’à la main-d’œuvre.
Cela vous permettra d’ajuster le budget et ainsi d’éviter les mauvaises surprises.
Étape 7 : Présenter le nouvel espace collaboratif aux collaborateurs
Vous avez aménagé votre espace collaboratif ? Il ne reste plus qu’à l’utiliser ! Cependant, pour garantir son efficacité, il est essentiel de former vos équipes.
Vous pouvez, par exemple, organiser une petite réunion pour présenter l’espace, son utilisation, ses fonctionnalités et ses objectifs. Pour tout ce qui concerne les nouvelles technologies, pensez aux guides d’utilisation.
Enfin, au fil des mois, collectez les retours de vos équipes. Cela vous permettra ainsi de mesurer son efficacité et ainsi de savoir s’il répond bien à vos objectifs. Si nécessaire, vous pourrez apporter des ajustements et des améliorations.
En 🎁 : Des plans en 3D pour faire le plein d’inspiration
Désormais, vous connaissez toutes les étapes pour créer un un espace de travail dédié à la collaboration. Il ne vous reste plus qu’à passer à l’action pour que vos équipes puissent travailler main dans la main ! 🤝
Recevez votre liste de mobilier à acheter pour vos bureaux (PDF)
Créer un espace de travail collaboratif : La FAQ
Pourquoi créer un espace collaboratif en entreprise ?
Quels sont les coûts à prévoir pour créer un espace collaboratif en entreprise ?
Open space VS espace de travail collaboratif : quelles différences ?
Espace coworking et espace collaboratif : quelles différences ?
Un espace coworking est un lieu où des travailleurs indépendants, des freelancers et parfois des petites entreprises partagent un espace de travail commun, en contrepartie d’un abonnement payant. Ce type d’espace propose aussi divers services : espace cuisine, machines à café, imprimantes, formations, salles de réunion, etc.
En revanche, un espace collaboratif est un environnement de travail partagé au sein des locaux d’une entreprise, exclusivement réservé à ses salariés.
