Aménageur de bureaux : Comment choisir ? Les 7 étapes clés
Si vous avez atterri sur cette page, c’est que vous recherchez sans doute un aménageur de bureaux. Une étape indispensable, mais qui peut vite donner des nœuds au cerveau !
Alors, comment bien choisir son aménageur ? Quels sont les critères à prendre en compte dans votre projet ? Et où chercher ?
Tant de questions auxquelles on va répondre dans cet article.
En 7 étapes, on partage avec vous nos astuces pour donner vie à des bureaux professionnels productifs, confortables et à votre image ! Et surtout réussir son aménagement de bureau.
Étape 1 : Analyser ses besoins
Avant de jeter votre dévolu sur un spécialiste de l’aménagement, vous devez d’abord passer au peigne fin vos locaux professionnels, et ce, 6 à 12 mois avant le début de votre projet.
L’objectif ici est de comprendre vos besoins afin de choisir, par la suite, un aménageur qui puisse y répondre.
Pour cela, analysez :
- la superficie de votre lieu de travail : mesurez en mètres carrés la surface des différents espaces disponibles (hall d’accueil, salles de réunion, bureaux en open space, coin détente, etc.) ;
- les travaux : évaluez ceux qui sont nécessaires pour créer votre environnement de travail (plomberie, électricité, montage de cloisons, démolition de murs, rénovation des plafonds, etc.) ;
- la flexibilité : demandez-vous si vos espaces sont modulables afin de s’adapter aux changements de l’entreprise, surtout si vous envisagez d’embaucher ;
- la sécurité : assurez-vous que les espaces respectent les normes de sécurité, notamment en matière d’incendie, d’accès aux sorties de secours, d’électricité, etc.
Si vous travaillez déjà dans vos locaux et que vous souhaitez seulement un réaménagement, prêtez attention à :
- la disposition actuelle : étudiez comment les postes de travail, les salles de réunion et autres espaces sont disposés et utilisés par vos collaborateurs ;
- l’ergonomie : évaluez le confort et la qualité de vos équipements de bureau et du mobilier en interrogeant vos équipes ;
- les besoins en mobilier de bureau et en décoration : demandez-vous si vous souhaitez renouveler tout votre mobilier ou seulement une partie. Idem pour la décoration.
Vous pourrez ainsi créer un agencement sur mesure, favorisant leur confort, leur bien-être au travail et donc leur productivité.
Étape 2 : Définir son budget
Pour établir votre budget, il est essentiel de prendre en compte vos besoins. En effet, le montant variera selon que vous démarrez de zéro ou que vous envisagez seulement une rénovation.
Ainsi, pour établir votre budget, vous devez :
- Prendre en considération l’état actuel de vos nouveaux locaux et vos besoins (superficie des bureaux, besoin en mobilier et équipements, travaux à prévoir, normes à respecter, etc.) ;
- tenir compte des coûts cachés qui peuvent représenter une part importante du budget total (taxes, frais de gestion du projet, coûts de déménagement, livraisons, etc.)
- prévoir une marche de sécurité de 10 à 20 % pour faire face aux imprévus et éviter les mauvaises surprises sur vos factures ;
- déterminer les éléments essentiels et ceux qui peuvent être ajustés ou reportés, surtout si votre budget est limité.
Pour vous donner une idée plus concrète des dépenses à prévoir, voici des estimations. 👇
- Prévoyez entre 200 et 500 euros/m² pour rénover votre local avec revêtement des sols, peinture et décoration.
- Comptez entre 400 et 900 euros/m² pour un aménagement plus complet avec la mise à niveau des installations électriques, de la plomberie et des sanitaires.
- Comptez entre 1000 et 2000 euros par poste de travail aménagé avec un bureau, des rangements, un écran de protection acoustique, une chaise ergonomique et des équipements connectés.
Faites appel à un expert en finance ou un comptable (si ça rentre dans vos dépenses).
Il pourra établir votre budget en fonction de vos besoins et s’assurer qu’il soit respecté !
L’occasion de lever un peu le pied sur ce projet.
Étape 3 : Choisir ses prestations
Désormais, vous devez choisir votre aménageur. Celui-ci sera composé d’une équipe de professionnels de l’aménagement proposant diverses compétences. Néanmoins, sachez que tous ne proposent pas les mêmes prestations.
Vous devez donc prendre en compte vos besoins afin de vous assurer que l’aménageur puisse y répondre. Pensez aussi à garder un œil sur votre budget, car plus vous choisissez des prestations, plus les coûts seront élevés.
Faisons un point rapide sur les différentes prestations existantes.👇
- Les architectes d’intérieur : ils conçoivent et aménagent les espaces en fonction des besoins et des préférences de l’entreprise.
- Les space planners : ils optimisent l’agencement des pièces en élaborant des plans pour une disposition efficace et fonctionnelle. On parle là du space planning.
- Les designers d’intérieur : ils étudient l’esthétique et la décoration des espaces de travail en choisissant des accessoires, du mobilier design et en jouant sur les couleurs et la lumière naturelle des pièces.
- Les ergonomes : ils se spécialisent dans la conception de postes de travail visant à améliorer le confort et la productivité des employés.
- Les consultants en développement durable : ils vous accompagnent pour concilier aménagement et protection de l’environnement. Ils peuvent vous permettre d’obtenir des certifications environnementales et ainsi de renforcer votre stratégie RSE.
- Les ingénieurs en bâtiment : ils veillent à la conformité structurelle et au respect des normes de sécurité.
- Les maîtres d’œuvre de travaux : ils réalisent les travaux de construction et d’installation.
- Les consultants en technologie : ils intègrent la technologie dans vos bureaux, notamment les systèmes de câblage, les réseaux informatiques et les équipements audiovisuels.
- Les fournisseurs de mobilier de bureau : ils proposent une variété de mobilier professionnel (bureaux individuels et partagés, réglables, chaises de bureau, caissons, rangements, cloisons, tables de réunion…)
- Les gestionnaires de projet : ils coordonnent toutes les étapes du projet d’aménagement, de la planification à la réalisation, en veillant au respect des budgets et des délais. C’est un véritable couteau suisse !
Étape 4 : Effectuer sa recherche d’aménageur de bureaux
4 à 6 mois avant le début de votre projet, vous pouvez commencer votre recherche d’aménageurs.
Internet est une mine d’or et permet de comparer les différents professionnels afin de trouver celui qui vous convient le mieux. En plus, vous pouvez affiner votre recherche par secteur et choisir une entreprise proche de chez vous. Vous limiterez ainsi vos émissions carbones dues aux déplacements. ♻️
Sinon, les réseaux sociaux professionnels (comme LinkedIn) peuvent être un excellent moyen de trouver des aménageurs de bureau. Vous pourrez consulter leurs profils et donc en savoir davantage sur leur expérience et leurs projets précédents. Il est aussi conseillé d’entrer en contact avec d’anciens clients pour recueillir leurs témoignages !
Pensez aussi à assister à des salons et à des événements liés à l’aménagement de bureau. C’est l’occasion de rencontrer des professionnels du secteur et d’établir un premier contact.
Enfin, parlez de votre recherche autour de vous. Le bouche-à-oreille fonctionne très bien, d’autant plus qu’il permet d’avoir des recommandations et des retours d’expérience.
Étape 5 : Vérifier leur expertise et leurs compétences
Pour cela, demandez à voir des exemples de projets précédents et analysez leur site web. En plus, vous pourrez voir si les projets vous plaisent et vous en inspirer. Jetez aussi un œil aux avis Google ou à ceux sur leur site web.
Le mieux reste de vous rendre directement sur place et ainsi de rencontrer les professionnels en personne. Vous pourrez leur poser toutes vos questions sur leur processus de travail, leur méthodologie et discuter de vos attentes.
Par exemple, de nombreux fabricants de mobilier de bureau proposent une visite de leur showroom – l’occasion d’observer de vos propres yeux la qualité des matériaux et le design du mobilier.
Étape 6 : Analyser et comparer les devis
Cette étape permet de s’assurer que les services proposés correspondent à votre budget et à vos besoins.
Si vous hésitez entre plusieurs aménageurs, demandez à chacun un devis détaillé. Vous pourrez ainsi comparer les tarifs proposés et les offres.
Une fois les devis en main, vous devez veiller à ce qu’ils mentionnent :
- Une description détaillée du projet (dimension de l’espace à aménager, nombre de pièces et postes de travail, etc.) ;
- une liste des services inclus et des travaux prévus (démolition, construction, électricité, plomberie, installation de mobilier, peinture, décoration, etc.) ;
- les matériaux à utiliser avec les modèles et les quantités (matériaux de revêtement des sols, la référence des peintures, des luminaires, des meubles, etc.) ;
- la main-d’œuvre avec le nombre d’heures estimées et le taux horaire ;
- les délais prévus pour chaque étape du projet, y compris la date de début et la date de fin estimée ;
- les modalités de paiement avec l’acompte, les paiements intermédiaires et le paiement final. Les délais et méthode de paiement doivent aussi être précisés ;
- les conditions générales du contrat, telles que les responsabilités des parties, les pénalités en cas de retard, les modalités de résiliation du contrat, etc. ;
- et les garanties avec le détail de celles-ci, notamment leur durée.
Assurez-vous d’avoir une compréhension complète du devis avant sa signature. Si ce n’est pas le cas, demandez des précisions à l’entreprise.
Enfin, on vous recommande de signer le devis au minimum 1 à 2 mois avant le début du projet afin de vous laisser le temps de vous organiser et d’informer vos équipes. En plus, certains aménageurs ont des calendriers de réservation parfois chargés. ll est donc préférable de les contacter suffisamment tôt pour connaître leurs disponibilités, surtout si votre projet est complexe.
Étape 7 : Planifier l’aménagement et suivre les travaux
Une fois le devis signé, les travaux d’aménagement peuvent enfin commencer. 👏
On vous conseille d’organiser rapidement une réunion avec l’aménageur et son équipe. Ce sera l’occasion de discuter de vos besoins et de vos attentes. Vous pourrez aussi mettre au clair le déroulement des travaux et le calendrier.
D’ailleurs, tout au long de l’aménagement, suivez à la loupe l’avancée des travaux afin de vous assurer que le budget et le calendrier soient respectés. Analysez aussi la qualité des travaux et des matériaux utilisés. Enfin, informez régulièrement vos collaborateurs sur l’avancée et la durée des travaux ainsi que sur les changements à venir.
Finalement, votre rôle sera d’enfiler la casquette d’un inspecteur. 🕵️♀️
Choisir son aménageur de bureau : Les infos en bref
On fait un petit récap ? 👇
- Étape 1 : on évalue ses besoins en analysant son espace et en interrogeant ses équipes.
- Étape 2 : on définit son budget en prenant en compte l’état du local, ses besoins et les coûts cachés. N’oubliez pas de prévoir une marge de sécurité de 10 à 20 %.
- Étape 3 : on choisit ses prestations. Avez-vous besoin d’un designer ? D’un architecte ? D’un ingénieur en bâtiment ? Ou encore d’un fournisseur de mobilier de bureau ?
- Étape 4 : on explore Internet et les réseaux sociaux pour trouver son aménageur. Pensez aussi à parler de votre recherche autour de vous et à assister à des salons.
- Étape 5 : une fois l’aménageur trouvé, on vérifie son expertise en checkant son site, les avis Google et les projets réalisés.
- Étape 6 : on analyse le devis et on s’assure de tout comprendre. Si tout est clair, vous n’avez plus qu’à signer !
- Étape 7 : on planifie les étapes de l’aménagement avec l’entreprise choisie.
Après tout ça, les travaux peuvent enfin commencer !
Nos ébénistes se feront un plaisir de vous partager leur passion pour le travail du bois. 💙
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