Espace de collaboration en entreprise avec une table en bois, un canapés colorés et des plantes vertes.

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Aménagement bureau professionnel : Les 10 étapes essentielles

Aménagement bureau professionnel : besoins, espace, budget, plan, fournisseur, mobilier, décoration, suivi du projet. On vous dit tout.

Vous souhaitez aménager votre bureau professionnel, mais vous êtes un peu perdu ?

Vous ne savez pas par où commencer, ni où donner de la tête ?

Rassurez-vous, c’est normal. Aménager des bureaux n’est pas une mince affaire. D’autant plus que nos environnements de travail évoluent vers des espaces toujours plus innovants, originaux et créatifs – bien loin du bureau blanc traditionnel avec seulement une chaise et un plateau.

C’est pourquoi, ici, on vous accompagne pas à pas dans l’aménagement d’un bureau professionnel, le tout en 10 étapes.

Étape 1 : Évaluer les besoins de l’entreprise

Tout d’abord, définissez clairement vos objectifs et vos besoins pour l’aménagement de vos futurs locaux.

Prenez alors le temps de vous poser les bonnes questions.

Par exemple :

Souhaitez-vous améliorer la collaboration entre les différentes équipes ?
Envisagez-vous de créer des espaces flexibles ? Modulables ?
Aimeriez-vous mieux optimiser votre espace actuel ?
Souhaitez-vous renforcer votre image de marque à travers vos locaux ?
Désiriez-vous améliorer le bien-être des équipes via l’aménagement et le mobilier ?
Combien de personnes travaillent actuellement dans l’entreprise ?
Prévoyez-vous une croissance dans les années à venir ?
Quelles sont les habitudes de travail de vos équipes : en présentiel, télétravail, ou une combinaison des deux ?
Prévoyez-vous une nouvelle organisation du travail ?

Répondre à toutes ces questions vous permettra de connaître la marche à suivre en vue de créer des bureaux qui répondent à vos besoins. Gardez à l’esprit qu’un espace de travail sur mesure contribue au bien-être.

Étape 2 : Analyser sa surface disponible

Une fois vos besoins identifiés, analysez votre espace disponible. L’idée ici est de créer des bureaux bien agencés, fluides, pour minimiser les distractions et favoriser le bien-être de chacun.

Munissez-vous alors de votre mètre et calculer le nombre de mètres carrés disponibles pour votre espace de travail, les salles de réunion, le coin détente et restauration, les couloirs de circulation, le hall d’accueil, les toilettes et les vestiaires.

D’ailleurs, voici les recommandations de la norme NF X35-102 en matière d’espace.👇

Plateau de travail avec un plan sur papier, des stylos et crayons, un mètre et un laser.

Pour les couloirs de circulation, prévoyez ;
– 80 cm pour un couloir à sens unique ;
– 150 cm pour un couloir à double sens.

Pour les postes de travail, comptez :
– 11 m² par personne dans un bureau partagé ;
– 15 m² par personne dans un espace collectif bruyant ;
– entre 13 et 14 m² pour les travailleurs en situation de handicap.

Pour un plan de travail, il est demandé au minimum :
– 80 cm de largeur ;
– 120 cm de longueur.

Dans les espaces fermés, limitez le regroupement à 5 personnes partageant des objectifs de travail communs.

Enfin, concernant les sanitaires, prévoyez au minimum une toilette et un urinoir pour 20 hommes et 2 toilettes pour 20 femmes.

En suivant ces conseils, chacun aura suffisamment de place pour travailler et circuler sans se marcher sur les pieds. 😉

Étape 3 : Impliquer toutes ses équipes

Engagez au maximum vos collaborateurs tout au long du projet. Ils vont passer presque toute leur semaine dans ces locaux, leur avis compte donc pour beaucoup.

En plus, vous renforcez le sentiment d’appartenance à l’entreprise puisque chacun se sentira écouté et intégré dans le projet.

Proposez alors des sondages (ou questionnaires) pour connaître leurs attentes, les défis rencontrés et leurs préférences en matière d’aménagement et de décoration.

Vous pouvez aussi organiser une session de brainstorming. Ce sera l’occasion de stimuler la créativité collective et donc de résoudre certains problèmes tous ensemble.

Si vous êtes nombreux, privilégiez plusieurs sessions en petits groupes afin que chacun puisse prendre la parole.

Étape 4 : Définir son budget au préalable

Désormais, vous devez définir votre budget afin de ne pas faire flamber le portefeuille de l’entreprise.

Vous devez alors prendre en compte :

La zone géographique : le prix au m2 d’un aménagement est différent d’une ville à une autre ;
la superficie des bureaux : ayez en tête que plus l’espace est grand, plus les coûts d’ameublement et de décoration seront élevés ;
la qualité des matériaux et des meubles : choisir des matériaux de qualité et des finitions personnalisées coûtera plus cher qu’un aménagement plus basique (pour en savoir plus sur le prix du mobilier de bureau, c’est par ici 👈) ;
l’état des locaux au préalable : si besoin, pensez aux coûts liés à la plomberie, à l’électricité, aux revêtements des sols, à la création de cloisons, etc.
le mobilier et les équipements : listez tout le mobilier dont vous aurez besoin pour évaluer les coûts liés à l’ameublement et aux équipements (on fait le listing un peu plus bas) ;
les services professionnels : prenez en compte les honoraires de l’architecte d’intérieur, du space planner, du designer ou tout autre expert dont vous pourriez avoir besoin.

Pour faire face aux imprévus et aux dépassements de coûts, prévoyez une marge de sécurité d’environ 10 à 20 % du budget total. Comme ça, pas de mauvaises surprises !

Stylo et carnet à spirales avec écrit "Budget"en titre d'e première page.

Voici plusieurs estimations pour vous donner une idée plus concrète du budget à prévoir. 👇

– Pour la rénovation d’un local avec revêtements de sols, les peintures et la décoration, comptez entre 200 et 500 euros/m².

– Pour un aménagement plus complet, incluant la mise à niveau des installations électriques, la plomberie et les sanitaires, prévoyez entre 400 et 900 euros/m².

– Pour votre mobilier, comptez entre 1000 et 2000 euros par poste de travail. Cette fourchette comprend : bureau, rangement, écran de protection acoustique, chaise ergonomique et équipement connecté.

Pensez à demander et à comparer les devis avant signature. Les architectes d’intérieur et designers pourront vous fournir une estimation du coût en évaluant les besoins en termes d’aménagement, de mobilier, d’éclairage, etc. De même pour les professionnels du bâtiment.

Vous pouvez aussi faire appel à un consultant en gestion de projet. Celui-ci a pour mission de coordonner l’ensemble de l’aménagement, y compris l’estimation des coûts, la planification, la sélection des fournisseurs, etc.

Étape 5 : Créer les plans de ses futurs locaux

Pour vous donner une idée plus concrète de vos futurs locaux, il vous faut des plans. Ceux en 3D permettent une réelle immersion, mais le 2D convient aussi très bien.

Ces plans vous permettront de déterminer la disposition générale des différents espaces, tels que :

La zone de travail ;
les salles de réunion ;
le coin informel (espace détente et/ou salle de jeu) ;
les couloirs de circulation ;
la zone de restauration ;
l’espace de stockage ;
les vestiaires et toilettes.

Veillez à prendre en compte vos besoins et vos exigences afin de créer un environnement de travail fonctionnel.

Par exemple, si vous souhaitez améliorer la collaboration, pensez à la proximité des équipes. L’espace jeu doit aussi être éloigné des bureaux, tout comme la cuisine, les vestiaires, les toilettes et l’espace de stockage pour ne pas déranger les collègues qui travaillent.

Sachez que réaliser un plan n’est pas une mince affaire. Cela demande des connaissances et compétences spécifiques, notamment concernant les normes et réglementation sur la sécurité.

L’idéal est alors de vous faire accompagner par un expert de l’aménagement et de l’optimisation de l’espace, comme un space planner. En plus, vous pourrez lever un peu le pied sur tout ce projet.

Étape 6 : Choisir un fournisseur français pour son mobilier

Pour votre mobilier et vos équipements, privilégiez des entreprises françaises. Certes, le coût est plus élevé, mais la qualité est bien meilleure. Vous serez donc gagnant sur le long terme puisque vous n’aurez pas besoin de remplacer votre mobilier dans les mois et les années à venir.

Et ce n’est pas le seul avantage. 👇

Vous échangez facilement avec le SAV, sans se soucier du décalage horaire, ni de la langue.
Vous recevrez généralement votre commande plus rapidement puisque vos meubles ne viennent pas de l’autre côté du globe.
Vous luttez contre le réchauffement climatique en diminuant vos émissions carbone dues au transport. Vous renforcez par la même occasion votre stratégie RSE.
Vous pouvez juger de la qualité et du confort du mobilier en visitant le showroom du prestataire.
Vous garantissez la sécurité, la qualité et la durabilité des produits grâce aux normes et réglementations françaises : normes ergonomiques, de sécurité électrique, normes anti-incendie, réglementation sur les substances dangereuses, normes d’accessibilité pour les personnes en situation de handicap, etc.
Enfin, vous participez à l’économie française en soutenant des entreprises françaises qui respectent les droits de chacun.

Le choix d’un prestataire est une décision importante qui va jouer un rôle important sur le bien-être des équipes et leurs performances. Ainsi, ne vous précipitez pas et prenez le temps de comparer les différentes offres et gammes de mobilier. Pensez à demander des devis pour être sûr de ne pas dépasser le budget. Vérifiez aussi les garanties.

Étape 7 : Sélectionner son mobilier et ses équipements

Regardons de plus près le mobilier de bureau dont vous aurez besoin pour vos locaux professionnels.

Pour l’entrée

L’entrée sera la première impression lorsqu’on entrera dans vos locaux, alors ne lésinez pas sur la qualité et l’esthétisme – surtout si vous recevez de nombreux visiteurs.

Investissez alors dans une banque ou un bureau d’accueil proposant de nombreux rangements pour maintenir l’ordre dès l’entrée.

Pour vos visiteurs, mettez à disposition des fauteuils ou un canapé confortable accompagné d’une table basse. Vous pouvez aussi investir dans une fontaine à eau ou un distributeur de boissons.

Et pour apporter un peu de charme, ajoutez quelques objets déco, comme un lustre qui habille le plafond, un bardage en bois, des plantes vertes, des décorations murales (étagères, cadres, etc.).

Espace de travail ouvert (open space) avec une décoration sobre, design et épuré.

Pour l’espace de travail

Si vous optez pour un aménagement en open space, il vous faudra des benchs : de grands bureaux partagés.

Privilégiez ceux avec des trappes afin d’éviter que les fils traînent sur les plateaux. Préférez aussi ceux en bois, ce matériau contribue à un open space silencieux puisqu’il absorbe les sons.

un bureau droit en bois avec siège dans un bureau fermé avec des cadres accrochés au mur

En revanche, si vous souhaitez des bureaux individuels, vous avez le choix :

– le bureau droit : il prend peu de place, mais offre une petite surface de travail ;
– le bureau d’angle : à l’inverse, il prend pas mal de place, mais offre un grand plateau.

une table haute en bois, une chaise haute en bois et une chaise haute bleu en matériaux recyclés

Pensez aussi à installer une table haute pour travailler debout. Vous contribuerez ainsi à la prévention des troubles musculo-squelettiques (TMS) au bureau.

Enfin, il vous faudra des chaises de bureau ergonomiques avec des mécanismes réglables : hauteur réglable, appuie-tête, accoudoirs et soutien lombaire.

Et pour ceux qui restent assis plus de 6 heures par jour, privilégiez celles avec un mécanisme synchrone : le dossier et l’assise s’inclinent pour s’adapter à la morphologie de chacun.

une salle de pause type salon avec poufs colorés, canapté jaune et table basse gigogne en bois

Pour le coin détente

L’idée est de créer un espace chaleureux, apaisant et agréable pour les collaborateurs qui souhaitent se reposer quelques minutes pendant leur journée.

Vous pouvez alors créer un coin type salon comme à la maison, en optant pour :

– un canapé ;
– des fauteuils ;
– une table basse ;
– des tabourets ;
– une banquette ;
– des rangements (étagères, armoires et pourquoi pas une bibliothèque pour y mettre des livres) ;
– des accessoires de décoration : plaids, tapis, lampes sur pied, coussins, plantes etc.

tables de réunion en bois clair avec des chaises de bureau et des équipements informatiques

Pour la salle de réunion

Sans surprise, dans cette pièce, il vous faudra une table de réunion :

– Celles carrées et rondes conviennent pour les réunions entre 2 et 6 personnes ;

– celles rectangulaires sont idéales pour les grandes réunions, avec plus de 10 participants.

Vous aurez aussi besoin de chaises – bien que les réunions debout suscitent de plus en plus d’intérêt.

Si vos réunions durent généralement moins de 3 heures, vous n’êtes pas obligé d’opter pour des chaises ergonomiques avec réglages. Ici, vous pouvez choisir des chaises au design plus original et plus esthétique : chaises colorées, en bois, en métal, etc.

Enfin, il vous faudra des équipements technologiques pour des réunions productives, comme :

Un projecteur ;
un écran plat ;
un tableau interactif ;
un système de sonorisation (haut-parleur et micro) ;
un système de visioconférences et de réservation de salle.

Bien entendu, tous ces équipements dépendent de vos besoins et de la taille de votre entreprise. Par exemple, si l’entreprise compte moins d’une dizaine de collaborateurs, le système de réservation de salle n’est pas indispensable.

💡 Petite astuce : vous pouvez aussi investir dans une cabine acoustique pour votre open space. Vos collaborateurs pourront ainsi passer des visio et répondre à des appels, sans monopoliser la salle de réunion.

Étape 8 : Choisir des accessoires déco

La décoration d’un bureau en entreprise à toute son importance.

Elle permet de créer un espace chaleureux, inspirant, original, de renforcer votre image de marque et de véhiculer une bonne ambiance.

Voici donc quelques astuces déco indispensables.👇

Jetez votre dévolu sur un style de décoration : minimaliste, bohème, scandinave, industriel, japandi, etc. Vous créerez ainsi une cohérence dans l’espace.
Choisissez une palette de couleurs afin de créer, là encore, un espace harmonieux. Privilégiez les couleurs neutres pour les espaces détentes et celles plus vives pour la zone de travail et les salles de réunion.
Renforcez votre image de marque en intégrant le logo de votre entreprise sur vos murs et/ou sur votre mobilier.
Créez un espace lumineux avec des lampes de bureau, sur pieds et des luminaires au plafond. Privilégiez la lumière blanche, et si possible, celle du soleil.
Optez pour des objets qui atténuent le bruit, comme des tapis, des meubles en bois, de la moquette ou encore des cloisons entre les bureaux en open space.
Ajoutez des plantes vertes ici et là pour créer une ambiance apaisante.

Étape 9 : Suivre le bon déroulement du projet

Tout au long de votre projet, il est important de garder un œil sur son déroulement, les deadlines et sur votre budget.

D’ailleurs, sachez qu’aménager des bureaux peut prendre du temps.👇

Pour le déménagement, comptez plusieurs jours à plusieurs semaines, notamment si des opérations logistiques complexes sont nécessaires, comme un déménagement à plusieurs centaines de kilomètres.
Pour les travaux de rénovation (ou gros œuvre) comptez plusieurs mois, voire une année. Bien entendu, cela dépend de l’étendue des travaux. D’ailleurs, si vous êtes pressé, privilégiez les matériaux prêts à être posé pour limiter le temps de pose, de séchage, etc.
Enfin, l’aménagement des bureaux peut s’effectuer en quelques jours à quelques semaines, selon la taille de votre local.

Bien entendu, ces délais varient d’un projet à un autre. Il faut aussi prendre en compte les autorisations administratives, les contraintes budgétaires, les conditions météorologiques, le planning des experts, etc. Pour une estimation précise, consultez des professionnels de la construction ou de la gestion de projet.

Pour rester organisé et suivre l’avancée du projet, préparez une feuille de route avec les étapes clés, les délais spécifiques, les personnes en charge de chaque étape et vos ressources (budget, matériel et main-d’œuvre.)

Échangez aussi régulièrement avec les professionnels qui s’occupent de votre aménagement (designer, space planneur, fournisseurs…) afin d’être tenu au courant de tout ce qui se passe, comme les possibles retards.

Enfin, pour ne pas dépasser votre budget, mettez en place un livre de dépenses ou un tableau Excel.

Étape 10 : Former ses employés et collecter leurs retours

Une fois que votre nouvel espace de travail est prêt, organisez des sessions de formation sur l’utilisation de votre espace et les équipements.

Par exemple, pour la salle de réunion, il est judicieux de former vos collaborateurs à l’utilisation du système de réservation, du tableau interactif, etc. De même pour le fonctionnement d’un open space.

Vous pouvez aussi mettre à disposition des guides d’utilisation.

Enfin, prenez le temps d’écouter les retours de vos employés. Leurs opinions sont précieuses pour améliorer en continu votre nouvel espace.

Par exemple, demandez-leur si les bureaux répondent à leurs attentes et besoins. Si le mobilier est confortable ou encore si l’open space n’est pas trop bruyant.

En 🎁 : Des ressources inspirantes pour faire le plein de créativité

Pour nourrir votre créativité, voici quelques sources d’inspiration qui devraient vous plaire. 👇

Visuel avec des photos d'aménagement de bureau sur un téléphone

Pinterest : ce réseau déborde d’idées créatives et originales. Tapez dans la barre de recherche “bureau professionnel aménagement” pour découvrir des bureaux d’entreprise au 4 coins du monde.
Instagram : les hashtags comme #OfficeDesign, #WorkspaceInspiration et #OfficeDecor permettent de découvrir des photos inspirantes d’aménagement.
Houzz : cette plateforme en ligne est dédiée à l’architecture, à la décoration intérieure et à l’aménagement.
IDEAT : ce magazine français (en ligne et papier) se concentre sur la décoration d’intérieur, le design et l’architecture. Vous y découvrirez également des articles dédiés aux espaces de travail créatifs.
Office Snapshots : sur ce site, vous pourrez découvrir des aménagements de bureau pièce par pièce et partout dans le monde, des marques de mobilier et même y lire des articles inspirants.

Vous pouvez aussi jeter un œil à nos réalisations d’aménagement de bureau.

Aménagement bureau professionnel : que retenir ?

Vous l’aurez compris, aménager un bureau professionnel ne se fait pas du jour au lendemain. Cela demande du temps et de l’énergie. Néanmoins, en suivant pas à pas ces étapes, c’est largement possible.

En plus, le jeu en vaut la chandelle.

En effet, en créant des bureaux inspirants, bien agencés, fonctionnels et à votre image, vous renforcez :