Aménager un open space : les 10 étapes à suivre (2023)
Vous souhaitez aménager un open space ou un open-office dans vos locaux, mais vous ne savez pas par quoi commencer ?
Prises des dimensions de l’espace, organisation des bureaux, normes à respecter, choix du mobilier et des fournisseurs : on ne vous cache rien, il y a de nombreux paramètres à prendre en compte pour réussir votre projet d’aménagement ou de réaménagement.
Que vous soyez une grande entreprise, une start-up, un tiers-lieu ou un espace de co-working, vous découvrirez dans cet article des conseils concrets et actionnables pour aménager un espace de travail confortable, fonctionnel et ergonomique pour vos collaborateurs. Le tout en 10 étapes.
C’est parti ! 👇
Étape 1 : Prendre les dimensions de l’open space
Avant de plonger dans l’aménagement de votre open space, vous devez récupérer les plans de votre pièce. Ils vous permettront de visualiser votre espace dans son ensemble et de savoir combien de mètres carrés vous avez sous la main.
Ces mesures sont indispensables pour bien choisir votre mobilier de bureau et bien agencer vos locaux. Elles vous serviront notamment à optimiser les différentes zones de travail, de concentration, d’échange mais également de circulation pour que chacun puisse se déplacer dans l’open space facilement.
Afin d’assurer le confort et la sécurité de vos équipes, on vous recommande d’ailleurs de respecter la norme Afnor NF X 35-102. Cette dernière définit la surface minimale pour le poste de travail d’un salarié.
En clair, vous devez compter :
- 11 m² par personne dans un bureau partagé,
- 15 m² par personne dans un espace collectif bruyant,
- entre 13 et 14 m² par personne pour les travailleurs en situation de handicap.
Récupérer les plans de vos bureaux vous sera également utile si vous souhaitez réaliser ce projet avec des professionnels tels que des architectes, un space planner ou encore un designer d’espace. C’est d’ailleurs le premier document que l’on va vous demander.
Le tout en prenant en compte :
– vos besoins et vos préférences,
– votre cahier des charges,
– votre infrastructure,
– et des contraintes techniques (électricité, câblage, ventilation et éclairage).
Bien sûr, il pourra aussi estimer les coûts de votre aménagement, en tenant compte du mobilier, des matériaux et des travaux nécessaires.
Étape 2 : Délimiter les différentes zones de son open space
Les grands espaces ouverts présentent de nombreux avantages. Ils favorisent davantage la communication et les échanges par rapport à des bureaux fermés et des espaces individuels. Ils permettent notamment de mieux faire circuler les informations entre les différents pôles dans l’entreprise et, implicitement, de renforcer la collaboration.
Cependant, vous vous en doutez, un open space mal agencé peut vite être bruyant. Afin de rester concentré à 100% et éviter toutes distractions, on vous recommande ainsi d’aménager 7 zones différentes.👇
- Un espace de travail avec des bureaux partagés, qu’on appelle aussi bureau bench ou bureau pour open space. Dans l’idéal, répartissez vos salariés par pôles, activités et rôles dans l’entreprise pour améliorer la communication. Prévoyez aussi des cloisons amovibles et un marquage au sol pour délimiter les espaces.
- Une zone de flex office pour s’adapter aux nouveaux modes de travail tel que le télétravail ou le travail hybride. Ici, les bureaux de l’entreprise ne sont pas attitrés. Ceux qui viennent seulement quelques jours par semaine peuvent alors s’asseoir où bon leur semble. Pour une meilleure gestion du flex office dans vos locaux, sachez qu’il existe des outils de réservations de poste de travail telle que l’application m-work.
- Des couloirs de circulation pour éviter que vos équipes ne se marchent sur les pieds toute la journée. Gardez en tête que vous devez respecter 80 cm pour le passage d’une personne et 150 cm pour que deux personnes puissent se croiser sans se tamponner.
- Un espace détente meublé avec des canapés, poufs, estrades et tables hautes pour recharger ses batteries en toute tranquillité. Dans l’idéal, choisissez un espace loin des bureaux pour réduire toute nuisance sonore (on en reparle en détail à l’étape 4.)
- Une zone acoustique équipée de cabines insonorisées (aussi appelées phone box) où vos équipes pourront passer leurs appels, faire des visioconférences ou encore des réunions à 2 ou 3 sans déranger leurs collègues.
- Un espace de stockage informatique. C’est l’endroit où vous installez tout votre matériel (imprimante, photocopieuse, etc.). Ces outils peuvent être bruyants et gênants pour vos collaborateurs, alors autant les éloigner.
- Une zone de rangement aménagé avec différents types de meubles (armoires, casiers avec cadenas, etc.) pour répondre à vos différents besoins : classer des documents, ranger et stocker ses affaires, etc. (On en discute davantage à l’étape 5.)
Afin d’optimiser au maximum l’aménagement des locaux, vous devez également créer des espaces cloisonnés tels que des espaces de travail collaboratifs, des salles de réunion et des espaces de concentration hors de l’open space. Ces lieux de travail sont indispensables pour maintenir et stimuler la créativité de vos collaborateurs. Ils servent notamment à faire des sessions de brainstorming et des travaux de groupe ou, à contrario, à s’isoler pour travailler tranquillement.
Étape 3 : Choisir le mobilier adapté pour bien travailler
Maintenant que vous avez bien défini les différentes zones de votre open space, vous allez devoir lister le type et le nombre de mobiliers nécessaires pour équiper vos bureaux. Notamment, votre espace de travail.
En priorité, vous devrez acheter des bureaux à partager, des fauteuils de bureau et des meubles de rangement. C’est la base. Mais pour aménager un open space fonctionnel, vous devrez également investir dans des tables hautes rectangulaires et table d’appoint.
On vous donne plus de détails ici 👇
Il peut accueillir entre 4 et 6 collaborateurs par plateau, tout en offrant à chacun, une belle surface de travail.
Privilégiez un bureau équipé d’une goulotte centrale pour centraliser les branchements. C’est vraiment pratique pour les utilisateurs car les plateaux ne sont pas encombrés par les câbles.
Pour ceux qui restent assis plus de 6 h par jour, il vous faut aussi des chaises dotées d’un mécanisme synchrone : le dossier et l’assise s’inclinent pour accompagner les mouvements du collaborateur.
Pour ceux qui restent assis entre 3 et 6 h par jour, le mécanisme de contact permanent suffit. Ici, seul le dossier s’incline.
Privilégiez aussi les sièges avec un piètement à roulettes. Elles permettent de se déplacer plus facilement et favorisent ainsi le travail d’équipe, surtout dans un open space.
Étape 4 : Prévoir du mobilier pour son espace détente
Attardons-nous ici sur l’aménagement de votre espace détente.
Ce lieu doit permettre aux collaborateurs de se déconnecter quelques minutes, de travailler dans un espace silencieux, d’avoir des conversations privées, de prendre un café, de lire ou encore de faire une courte sieste. Oui oui, la sieste au travail (de quelques minutes, n’abusons pas 😉) permet d’être bien plus productif, bien qu’elle ne fasse pas encore l’unanimité.
Alors, pour créer un espace cocooning et inspirant, il vous faut :
- un canapé moelleux accompagné de gros coussins confortables ;
- des poufs, des fauteuils, des tabourets ou alors une estrade ;
- une ou plusieurs tables basses pour créer un espace salon comme à la maison ;
- un tableau blanc sur roulettes, vous pourrez y noter quelques idées et accrocher des post-it. D’ailleurs, vous pourrez aussi le déplacer et vous en servir pour vos espaces de réunion.
Pensez aussi aux accessoires de déco, comme une belle lampe sur pieds, des cadres à citation pour une déco murale inspirante, des plantes vertes, des plaids et un beau tapis.
Vous pouvez aussi installer une bibliothèque d’entreprise. Celle-ci peut très bien fonctionner sur le système des boîtes à livre : chacun est libre de prendre un bouquin à condition d’en laisser un à son tour.
Étape 5 : Investir dans des rangements pour bien aménager un open space
Comme on vous le disait, pour que notre cerveau soit pleinement concentré et productif, il a besoin d’ordre autour de lui !
De nombreuses astuces déco pour vos bureaux permettent de lier fonctionnalité et esthétisme.
Par exemple :
- Placez des armoires avec tiroirs le long des murs et en bout de bench. Ils serviront aussi à délimiter les espaces.
- Investissez dans des caissons de rangement. En plus, ils peuvent aussi servir d’assise. Un coussin sur le dessus du caisson et le tour est joué ! Privilégiez ceux à roulettes pour créer différentes configurations en un rien de temps.
- Optez pour des bureaux dotés d’une trappe d’accès avec goulotte pour masquer les câbles et désencombrer les plateaux. D’ailleurs, chez LOUIS, vous pouvez faire graver le logo et le nom de votre entreprise sur votre trappe.
- Installez des étagères pour y mettre votre paperasse, vos livres et vos objets de décoration.
- Choisissez des boîtes de rangement ou des paniers en osier pour y ranger les petits objets qui traînent un peu partout (cartouches d’encre, blocs-notes, scotch, etc.).
- Fournissez à chaque employé un casier de rangement pour leurs effets personnels, afin de réduire le désordre sur les bureaux.
Pensez aussi à trier régulièrement votre espace et à encourager vos collaborateurs à maintenir leur poste de travail propre !
Étape 6 : Diminuer le bruit de ses bureaux
Entre les cliquetis du clavier d’ordinateur, de la souris, les discussions entre collègues, les appels téléphoniques, les sonneries, il est parfois difficile de travailler en open space.
Heureusement, on a des petites astuces pour éviter les nuisances sonores. 🤫
Par exemple :
- Le mobilier en bois absorbe les sons. Il est aussi apaisant puisqu’il nous transporte au plus près de la nature.
- Les plantes absorbent, elles aussi, le brouhaha. Et ce n’est pas tout ! Elles favorisent la concentration et dépolluent notre air.
- La moquette permet d’atténuer le bruit des pas, des roulettes ou encore des meubles lorsqu’ils sont déplacés. Prêtez attention à choisir des fauteuils de bureau à roulettes qui conviennent à ce revêtement.
- Les cabines acoustiques permettent de passer des appels téléphoniques ou des rendez-vous en visioconférence sans être entendu par les personnes autour de soi. En plus, leur design apporte un vrai cachet à votre espace de travail !
- Les cloisons acoustiques permettent d’atténuer le bruit des collaborateurs qui travaillent côte à côte sur les benchs. Elles permettent aussi de créer un espace cloisonné, plus intime.
- Les panneaux acoustiques peuvent être placés au plafond ou sur vos murs pour absorber les ondes sonores tout en apportant un peu de couleur.
Bien entendu, les discussions dans les coins bureaux doivent être évitées au maximum, d’où l’importance de créer différentes zones. Si certains souhaitent échanger à voix haute ils devront se déplacer dans une salle de réunion, tant pour les courtes que pour les longues discussions.
Étape 7 : Faire entrer la lumière dans la pièce
La lumière a le pouvoir de nous revitaliser, de nous stimuler. C’est comme quand vous ouvrez les rideaux le matin et que le soleil illumine la pièce – ça vous met de bonne humeur, non ? Eh bien, au bureau, c’est pareil !
Pour le bien-être de chacun, vos bureaux en open space doivent ainsi être baignés de lumière.
Alors, pour profiter au maximum de la lumière naturelle, sans être gêné par ses reflets, placez vos bureaux perpendiculairement à une fenêtre.
– Installez des lumières au sol, le long des passages ou sous les meubles pour ajouter une touche de lumière, tout en délimitant les différentes zones.
– Utilisez des cloisons en verre pour laisser passer la lumière, tout en créant des espaces de travail cloisonnés.
– Optez pour des luminaires suspendus au-dessus du coin bureau. Ils apportent de la lumière directe tout en habillant votre plafond.
– Fournissez des lampes de bureau réglables à vos employés pour qu’ils puissent ajuster la lumière selon leurs besoins. Privilégiez la lumière blanche (plutôt que jaune) afin de recréer un éclairage naturel.
Le saviez-vous ? Pour l’espace collaboratif, un niveau d’éclairage autour de 300 à 500 lux est recommandé. Dans les espaces détente, un éclairage plus doux, autour de 150 à 300 lux, favorise la relaxation. Enfin, pour les espaces de circulation, les zones de passage et les salles de réunion, un niveau d’éclairage de 300 à 500 lux est approprié.
Étape 8 : Prévoir de la décoration
A ce stade, vous devriez avoir la liste complète des meubles, des accessoires et éventuellement une piste d’objets déco à acheter. Ces sont les équipements nécessaires pour bien travailler en open space.
Mais pour créer des espaces de travail agréables, chaleureux et inspirants vous devez absolument vous positionner sur un style de décoration qui vous correspond.
Vous devez également réfléchir aux couleurs de vos murs et tous les éléments qui vont habiller votre open space : plantes, tableaux, stickers muraux, etc. Vous devez faire vivre le lieu de travail de vos équipes pour leur donner envie de se rendre au bureau et travailler ensemble.
L’environnement de travail influence énormément le bien-être et la qualité de vie au travail des salariés alors ne lésinez pas sur la décoration de votre open space.
Étape 9 : Créer son moodboard (facultatif)
Vous avez listé les meubles de bureau dont vous avez besoin et vous avez choisi le style de décoration qui vous correspond. Au top ! Maintenant, vous avez deux options :
- Contacter un architecte d’intérieur pour qu’il vous accompagne dans votre projet ;
- créer un moodboard ou une planche d’inspiration sur Canva.
Bien que facultative, cette étape peut vous aider à mieux définir votre projet avec un professionnel. Dans le cas où vous vous chargez de l’aménagement tout seul, ce moodboard vous aiguillera dans vos choix.
– les images de bureaux qui vous plaisent ;
– le style de décoration choisi et des exemples ;
– quelques meubles que vous avez repérés ;
– les couleurs des murs de votre open space ;
– les matériaux qui vous inspirent (bois, rotin, métal, marbre, etc.) ;
– les objets déco que vous avec mis dans votre wishlist.
Concrètement, ça ressemble à ça 👉
A noter que si cela vous paraît trop compliqué, vous pouvez tout simplement créer un dossier drive avec des photos qui vous inspirent. 😉
Étape 10 : Sélectionner des fournisseurs français et engagés
Si on récapitule, à cette étape vous devriez normalement avoir :
- Votre plan et les dimensions de la pièce ;
- la liste du mobilier professionnel, les accessoires et les objets déco ;
- le style de décoration validé ;
- Et (éventuellement) le moodboard ou un dossier drive avec des inspi.
Il ne vous reste alors plus qu’à sélectionner vos fournisseurs. Bien sûr, on vous conseille de vous tourner vers des entreprises françaises et engagées.
Vous vous en doutez, le prix sera plus important. Néanmoins, vous serez gagnant sur le long terme puisque le made in France est un véritable gage de qualité. Pas besoin d’investir dans de nouveaux meubles chaque année. En plus, vous diminuez votre empreinte carbone puisque votre mobilier parcourt moins de kilomètres – de quoi renforcer votre politique RSE. ♻️
Prenez tout de même le temps de vérifier certains critères :
- les finitions des produits ;
- les certifications des matières premières ;
- l’origine des matériaux ;
- les processus de fabrication de l’entreprise ;
- les délais de fabrication (comptez entre 4 et 6 semaines) ;
- les conditions de montage et d’installation ;
- le SAV et l’accès aux pièces détachées.
Vous pouvez aussi leur demander de visiter leur usine ou leur showroom afin d’évaluer tout ça de vos propres yeux.
Renseignez-vous aussi sur la réparabilité de vos futurs meubles pour limiter la surconsommation.
Bonus 🎁 deux exemples de plan d’aménagement d’open space
On sait que ce n’est pas toujours évident d’imaginer ses futurs bureaux. D’où l’importance de travailler avec un designer d’espace ou un architecte pour ce type de projet. Alors pour vous aider à y voir plus clair, on vous a préparé deux exemples d’agencement de bureau en open space avec un espace de travail, des casiers de rangement et des couloirs de circulation.
Les meubles de rangement sont positionnés contre les murs. Ici, il n’y a pas de coin cosy dans l’open space, mais cela ne signifie pas qu’il faut mettre une croix dessus. Pensez à aménager des espaces détente en dehors de l’open space pour permettre à chacun de faire une pause et de communiquer sans déranger les autres.
Recap : les 10 étapes clés pour aménager un open space
Ça y est, vous avez toutes les clés pour aménager un bel open space dans vos locaux. Et en résumé ? Voici les 10 étapes que vous devez suivre pour réussir votre projet :
- Étape 1 : mesurez votre pièce et préparez les plans.
- Étape 2 : créez différentes zones au sein de votre open space.
- Étape 3 : choisissez vos meubles pour habiller votre pièce.
- Étape 4 : pensez aussi au mobilier pour aménager votre zone détente.
- Étape 5 : créez de nombreux rangements.
- Étape 6 : mettez en place des astuces pour atténuer le bruit.
- Étape 7 : exposez votre espace de travail à la lumière.
- Étape 8 : choisissez une ambiance déco qui vous plaît.
- Étape 9 : imaginez votre moodboard.
- Étape 10 : sélectionnez vos fournisseurs en privilégiant des entreprises françaises et engagées.
Vous vous sentez toujours un peu perdu ? C’est normal ! Aménager des bureaux en open space n’est pas une mince affaire. C’est pourquoi, vous pouvez faire appel à Anaëlle, notre architecte d’intérieur.
Elle se fera un plaisir de transformer et d’optimiser votre espace. En plus, elle maîtrise l’art d’associer les couleurs, les textures, les ambiances pour créer les futurs bureaux dont vous avez toujours rêvé !
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