Optimiser son environnement de travail, définir un style de décoration, penser au service… On lit ces astuces partout sur internet et généralement, on reste en surface. 🤯 Mais concrètement, comment choisir son mobilier de bureau ? Par quoi doit-on commencer ? A quoi doit-on prêter attention ?

C’est tout ce que l’on va voir dans cet article 👇

Pour aménager un bureau ergonomique, fonctionnel et durable, vous devez penser votre projet dans sa globalité. Et pour cela, il faut suivre les 7 étapes suivantes :

1. Identifier ses besoins et fixer ses objectifs ;
2. Comprendre les besoins de ses équipes ;
3. Analyser l’existant ;
4. Récupérer les plans de ses locaux ;
5. Optimiser ses espaces de travail ;
6. Établir son budget ;
7. Définir ses critères d’achat.

Pour chaque partie, on va vous livrer nos meilleurs conseils et des outils pratiques pour vous aider à faire le meilleur choix. Restez avec nous ! 👀

Étape 1 : Identifier les besoins de l’entreprise et ses objectifs

🎯 Objectif de cette étape : clarifier les besoins de l’entreprise pour savoir où vous voulez aller.

Que ce soit pour un premier achat ou un renouvellement de mobilier de bureaux, vous devez vous poser les bonnes questions et fixer des objectifs clairs en amont de vos recherches.

Voici quelques exemples 👇

Je souhaite :

• Acheter du mobilier pour accueillir X nouvelles recrues à la rentrée ;
• Remplacer X meubles abîmés avant tel événement ;
• Rassembler toutes les équipes par pôle ou services, au même endroit ;
• Etc.

Dans l’idéal, définissez des objectifs SMART : Spécifique, Mesurable, Ambitieux, Réalisables et Temporellement définis. Plus vous serez précis, mieux vous choisirez votre mobilier.

Et surtout, n’oubliez pas que vous devez dessiner ce projet d’aménagement de bureaux avec la direction. Vous devez vraiment comprendre ce qu’elle attend de vous avant de commencer vos recherches de mobiliers.

Comme tout projet, on vous conseille de mettre tous ces éléments par écrit et d’y jeter un œil régulièrement.

Étape 2 : Comprendre les besoins de ses équipes

🎯 Objectif de cette étape : établir une liste de vos besoins.

Vous vous en doutez, travailler dans des beaux bureaux, chaleureux et fonctionnels, fait vraiment la différence. À tel point que cela a un impact considérable sur le bien-être, la motivation et l’engagement de vos collaborateurs.

Mais encore faut-il savoir ce dont ils ont vraiment besoin pour se sentir bien au travail.

Pour cela, rien de compliqué. Il suffit de leur demander.

Par exemples, vous pouvez :

• Organiser une réunion dans chaque service ;
• Et/ou distribuer un questionnaire anonyme via Google Form ou Typeform.

Le but est de recueillir leurs retours d’expériences, leurs problématiques et des idées d’amélioration de leur vie au bureau.

Et surprise, on a déjà ce qu’il vous faut ici : un Google doc avec 19 questions que vous pouvez copier-coller afin de préparer votre propre questionnaire 😉.

Une fois administré, vous pourrez analyser les résultats et identifier les besoins récurrents. Exemple : x% des répondants du service marketing ont répondu avoir besoin de salles dédiées pour réaliser des travaux de groupe.

Il faudra alors le prendre en compte dans l’organisation des bureaux et créer, par exemple, un espace de collaboration avec une table de réunion, un tableau Velleda, etc.

Notre conseil ici ? Sur Google Sheet, dresser un tableau des besoins de vos équipes avec trois colonnes. Exemples :

1. L’équipe : opérations
2. Le besoin : faire des réunions à 2 ou 3 personnes ;
3. La réponse au besoin : des petites tables de réunion pour 2-3 pers.

Finalement, l’idée est de de faire une première liste des meubles indispensables pour vos équipes. La sélection définitive du mobilier se fera, au fur et à mesure, durant les prochaines étapes.

Cela dit, on sait que ça peut être difficile de s’y retrouver quand on n’y connaît rien… Alors, pour vous simplifier la vie, on vous a préparé une liste complète des mobiliers de bureau qui existent pour meubler ses locaux. Le tout classé par espace de travail (accueil, open space, salles de réunion, etc.). Elle est à retrouver juste ici 👈

Ça peut vous aider à compléter la troisième colonne de votre tableau !

Étape 3 : Lister et analyser l’existant (vos ressources)

🎯 Objectif de cette étape : faire l’inventaire de ce que vous possédez.

C’est le moment de commencer les choses sérieuses, c’est-à-dire : réaliser un état des lieux de ce que vous avez déjà.

Comment s’y prendre ?

D’abord, vous allez commencer par lister tous les meubles et équipements qui sont dans vos bureaux. Et ce, pièce par pièce.

Une fois que la liste est complète, vous allez préparer un autre tableau sur une deuxième page Google Sheet, avec quatre colonnes ! 👇

1. Type de meuble ;
2. Quantité ;
3. Etat ;
4. Tag.

Ce qu’on vous recommande ici, c’est de confronter les besoins de vos équipes (étape 2) à vos ressources actuelles (étape 3) pour affiner votre sélection de meubles de bureau.

La démarche à suivre ?

• Ajoutez une cinquième colonne à votre tableau, intitulée “répond au besoin” et insérez des cases à cocher ;
• Reprenez votre tableau ligne par ligne et cocher la case si le produit répond à un besoin ;
• Et ajustez votre tag en fonction.

Ensuite (non, ce n’est pas fini 😉) :

• Filtrez votre colonne “répond au besoin” par vrai ;
• Copiez-collez les lignes avec le tag “à remplacer” dans un troisième tableau que vous pouvez nommer “Ce qu’on est sûr d’acheter” ;
• Enfin, complétez-le avec les besoins de vos équipes qui ne figurent pas dans ce tableau.

Étape 4 : Récupérer les plans de ses locaux

🎯 Objectif de cette étape : connaître la surface disponible.

Une fois que vous avez défini vos objectifs, les besoins de vos salariés et vos ressources, vous devez récupérer les plans de vos locaux.

En les gardant à portée de main, vous aurez une meilleure visibilité du nombre de mètres carrés par pièce. Ceci vous permettra d’optimiser votre espace, de répartir vos équipes et ainsi de savoir le type, les dimensions et le nombre de mobiliers de bureaux dont vous avez besoin.

Nous vous conseillons de faire appel à un professionnel de l’aménagement de bureaux tel qu’un architecte d’intérieur ou un designer d’espace. Il vous donnera les meilleures recommandations en fonction de vos besoins, de votre budget et des normes à respecter.

Comme par exemple la norme NF X35-102 sur l’ergonomie dans les bureaux. Ce texte n’est pas obligatoire mais se révèle être un guide de bonnes pratiques ergonomiques dans l’agencement de bureau. Il couvre notamment :

• La conception des locaux neufs ;
• La transformation des locaux existants ;
• Les choix d’aménagements ;
• Les choix et l’implantation du mobilier.

Le tout en fonction de l’activité de l’entreprise.

Pour infos, ce texte a d’ailleurs été mis à jour en février 2023 pour prendre en compte les profonds changements que nous avons connus au bureau ces dernières décennies. Voici un très bon article de l’Afnor sur le sujet !

Étape 5 : Optimiser son espace de travail

🎯 Objectif de cette étape : imaginez tout ce que vous pouvez faire (en plus) dans vos locaux.

Dans un bureau professionnel pensé pour le confort et le bien-être de ses collaborateurs, on retrouve différentes zones dédiées à la productivité, la collaboration et la socialisation.

C’est important de bien les identifier afin d’optimiser son espace et de compléter sa liste avec les mobiliers auxquels on n’a pas encore pensé pour meubler ses locaux.

Alors, en clair voici ce que ça donne.

POUR AMÉLIORER LA PRODUCTIVITÉ 🧠

• Les zones de travail individuels : elles sont généralement situées dans des pièces fermées et peuvent être meublées avec différents types de bureaux (bureau droit, bureau d’angle, bench pour 2 ou 3 personnes, bureau assis-debout, bureau de direction, etc.). Mais ce n’est pas obligatoire, on peut aussi avoir des alcôves plus intimes équipées de banquettes.
  
• Les zones acoustiques : ce sont les endroits qui isolent du bruit, comme une cabine acoustique (aussi appelée phone box). Elle sert à passer des appels ou des visios, sans déranger les autres. En alternative, vous pouvez aussi vous diriger vers des équipements qui absorbent le son tels que des panneaux pour plafonds, des cloisons amovibles, des séparateurs d’espaces ou encore des plantes vertes !

POUR FAVORISER LA COLLABORATION 🤝

• Les zones de travail collectives : il s’agit ici des espaces collaboratifs et des espaces ouverts (aka l’Open Space). Ils sont habituellement aménagés avec des benchs partagés, des sièges de bureau et des rangements en tout genre (caissons, casiers de rangement, armoires, étagères, etc.).
  
• Les salles de réunion et de conférences : on les retrouve dans des pièces dédiées (petites ou grandes) avec des configurations différentes selon les besoins des collaborateurs. Par exemple : pour travailler à 2 ou 3, on va privilégier des tables rondes alors que pour faire une réunion à plus de 10, on va opter pour une table rectangulaire ou une grande table de conférence. A noter que pour choisir la table idéale, il faut prend en compte la forme du plateau, la surface de l’espace et l’usage que vous allez en faire.

POUR ENCOURAGER LA SOCIALISATION 💬

• L’espace d’accueil : c’est la première impression que vous allez laisser à vos clients et vos futurs talents. Ici, on y installe des banques d’accueils, des fauteuils visiteurs, des tables basses, de la jolie décoration, etc. Tout ce qu’il faut pour accueillir et mettre à l’aise finalement !
  
• Les espaces informels : ces zones hybrides sont indispensables pour créer des rituels et favoriser les échanges entre collaborateurs. Elles sont à cheval entre l’espace de travail collaboratif et l’espace détente et elles sont souvent bien décorées. On peut y retrouver des estrades avec coussins, des tables hautes, des balançoires, des poufs…
  
• Les espaces détente : ces derniers sont de préférence loin des bureaux avec tout ce qu’il faut pour faire une pause dans la journée, prendre un encas ou même se reposer (canapés, machine à café, jeux, etc.).
  
• Les zones de restauration : sans aller trop loin, il s’agit tout simplement de la cuisine ou de la cafétéria d’entreprise.

L’idée ici est d’attraper les plans de vos locaux et de déterminer les types d’espaces que vous souhaitez créer. Ensuite, on vous invite à compléter votre tableau “Ce qu’on est sûr d’acheter” avec les meubles auxquels vous n’avez pas pensé. Libre à vous de rajouter une autre colonne “niveau d’importance” avec les libellés indispensable ou facultatif.

Petit rappel 👋 un professionnel peut vous aider dans vos projets d’aménagement et notamment l’organisation des bureaux. (On parle ici de space planning).

Étape 6 : Établir son budget

🎯 Objectif de cette étape : définir un budget global et un budget par poste.

Normalement, à ce stade vous devriez avoir une vision claire du type de mobilier que vous devez acheter pour l’aménagement des bureaux.

Maintenant, on va s’occuper du budget.

Par ailleurs, on sait qu’il peut être tentant de se diriger vers des petits prix mais interrogez-vous toujours sur ce qu’il se cache derrière l’étiquette (durée de vie, conditions des travailleurs, localisation, etc.) car spoil alert, vous allez devoir faire un choix :

• Du pas cher 👍 mais vous devrez acheter souvent 😫
• Du plus cher 😬 mais vous garderez vos meubles longtemps 😍

Autrement dit, ne lésinez pas sur la qualité et la durabilité des produits.

C’est un vrai plus pour le bien-être de vos équipes, votre bilan carbone et les dépenses de votre entreprise.

Dernière chose, lors de cette étape, pensez à bien valider le budget global de votre aménagement avec la direction AVANT de faire vos recherches. Vous gagnerez un temps fou durant la sélection de vos prestataires et vous éviterez des allez retours par mails inutiles avec eux.

Étape 7 : Définir et lister ses critères d’achat

🎯 Objectif de cette étape : prioriser ses critères pour faciliter ses recherches et respecter son budget.

La dernière étape pour choisir son mobilier de bureau professionnel consiste à définir ses critères d’achat. Ceux qui sont en phase avec vos valeurs, vos engagements responsables et votre budget !

Pour les définir, vous devez tout d’abord bien reprendre chaque étape de ce guide. Histoire de ne pas faire fausse route. Ensuite, vous devez tout simplement lister ou rédiger ce qui vous semble important. Par exemple, cela peut être : trouver du mobilier fabriqué en France avec un faible impact carbone.

Afin de vous aider à faire le bon choix, on a répertorié ici les 6 critères incontournables pour acheter des meubles qui ont du sens pour vos équipes et pour la planète. 🌎 En prime, on vous livre nos meilleurs conseils.

1. La fonctionnalité : on l’a vu à plusieurs reprises dans cet article mais pour débuter, vous devez vous questionner sur l’usage du meuble et les différents espaces de travail que vous allez créer (Cf les listes des étapes 2 et 3).
   
   
2. L’ergonomie : pour des postes de travail confortables, il faut choisir les bonnes dimensions (minimum 120cm de longueur et 60cm de profondeur ainsi que 74cm de hauteur) ainsi qu’une chaise ergonomique (réglable en hauteur, avec accoudoirs ajustables, un soutien lombaire pour lutter contre le mal de dos et éventuellement un appuie-tête).
   
   
3. Les matériaux : on vous conseille de choisir des éco-matériaux (bas carbone) tels que le bois certifié FSC (chêne, bouleau, etc.), le verre recyclé ou les textiles en fibres naturelles écologiques. Ces matériaux sont moins polluants, plus robustes et ils apportent beaucoup de chaleur aux intérieurs. Pensez aussi à bien vous renseigner sur les labels des fabricants. Certains peuvent être achetés (trop facile 🙄) et pour d’autres, il suffit de remplir moins de la moitié des critères pour les obtenir (comme la certification B Corp…).
   
   
4. Les options : il en existe beaucoup (goulotte centrale, bras écran, voile de courtoisie, support pour unité centrale, câble RJ45, etc.) mais en bref, retenez bien que vous devez faciliter la vie de vos équipes en leur apportant tout le confort dont elles ont besoin. (On revient bientôt avec un article sur le lexique du bureau pro 👀).
   
   
5. Les prestataires : vous allez avoir le choix entre vous fournir auprès de revendeurs ou directement auprès de fabricants de mobilier, les deux présentent des avantages et des inconvénients. En tout cas n’oubliez pas de vous renseigner sur l’origine des produits et des matières premières (👋 la fabrication française), la qualité, les matériaux, les finitions et les services proposés.
   
   
6. Les prix : sans surprise, vous allez prendre en compte le prix des produits pour faire votre choix. On vous recommande de bien consulter les différents catalogues disponibles sur les sites des professionnels sélectionnés et de faire une demande de devis (dans l’idéal 3 à 5 devis).

Pour gagner en temps et en précisions, vous pouvez préparer un dernier tableau avec les critères qui vous intéressent. Exemple 👇

• Nom de l’entreprise : LOUIS ;
• Lien du site web : https://www.louis.design/mobilier/ ;
• Type de meubles : postes de travail, rangement, tables de réunion et mobilier collaboratif ;
• Matériaux : contreplaqué de bouleau et chêne ;
• Labels et certifications : label PEFC et FSC, norme jouet EN 71.3, classement au feu m3 ;
• Localisation : France (Labège près de Toulouse) ;
• Options : oui ;
• Services : design d’espace, livraison et montage ;
• Prix : €€.

En classant et priorisant ces infos, vous pourrez ainsi mieux cibler vos recherches et gagner du temps.

Enfin, on aimerait rajouter qu’un bureau professionnel n’est pas un bureau que l’on a chez soi ! En général, les dimensions et profondeurs de postes ne sont pas adaptées, les options sont quasi inexistantes et les services… aussi.

En d’autres termes, vous ne trouverez pas votre future pépite auprès de grandes marques type grand public. Allez plutôt voir des pros 😉

Comment choisir son mobilier de bureau : le recap de fin

Ça y est, on a fait le tour des étapes à suivre pour choisir son mobilier de bureau ✨.

En cas de besoin, voici un court résumé :

• Étape 1 : Identifiez les besoins de l’entreprise et fixez vos objectifs avec la direction ;
• Étape 2 : Interrogez vos équipes et faites une première liste de leurs besoins ;
• Étape 3 : Listez tous les meubles et équipements que vous avez déjà dans vos locaux ;
• Étape 4 : Récupérez les plans de vos bureaux et analysez la surface disponible ;
• Étape 5 : Optimisez vos espaces et compléter votre liste de souhait avec les meubles manquants ;
• Étape 6 : Etablissez votre budget global en commençant par un budget par poste de travail ;
• Étape 7 : Définissez les critères d’achat qui sont importants pour vous et vos équipes.

Voilà, maintenant il n’y a plus qu’à.

Avant de partir, gardez en tête que vous avez différentes alternatives pour acheter votre mobilier professionnel (ailleurs qu’à Ikea 😜) : du mobilier d’occasion, des meubles recyclés, la location de mobilier de bureau ou encore du mobilier neuf éco-responsable, comme le nôtre !