Trouver un local pour son entreprise : la démarche à suivre
Votre équipe s’agrandit et vos collaborateurs commencent à se sentir à l’étroit ? Vos locaux ne correspondent plus à l’image de votre entreprise ? Votre localisation ne vous convient plus ?
C’est décidé, votre entreprise déménage !
Au premier abord, trouver un local pour son entreprise peut sembler compliqué. D’autant plus, qu’il ne faut pas se tromper sous peine de devoir refaire ses cartons rapidement.
On a donc décidé de vous accompagner, pas à pas, dans votre recherche de locaux.
Découvrez les 6 étapes pour dénicher votre local professionnel. 👇
Étape 1 : réalisez un cahier des charges
Avant de vous lancer dans l’écriture de votre cahier des charges, assurez-vous que vos collaborateurs acceptent de déménager. Pour ça, il existe la clause de mobilité. Celle-ci figure dans le contrat de travail et permet à l’employeur de muter l’employé sans modification du contrat.
Une fois cette clause vérifiée, il est temps de passer à la rédaction de votre cahier des charges. Celui-ci doit documenter l’ensemble de vos envies et de vos besoins concernant votre déménagement :
- le contexte de ce déménagement ;
- la localisation souhaitée ;
- le projet d’aménagement des bureaux ;
- la superficie recherchée ;
- le budget pour votre location ou votre achat ;
- le standing du bâtiment ;
Regardons tous ces points en détail. 👇
Pourquoi recherchez-vous de nouveaux locaux ?
La réponse à cette question sera le fil rouge de votre projet immobilier. Il s’agit là d’identifier le contexte de votre déménagement d’entreprise : manque de superficie, nouvelle localisation, volonté d’être propriétaire, etc.
Où voulez-vous implanter votre entreprise ?
La localisation est un choix stratégique qui demande une longue réflexion.
En effet, plusieurs critères sont à prendre en compte :
- l’accessibilité des lieux : pour faciliter le quotidien de vos équipes et des visiteurs, assurez-vous que vos nouveaux locaux soient bien desservis en voiture ainsi qu’en transports en commun ;
- les services de proximité : afin de donner une image dynamique à votre entreprise, misez sur une zone géographique attractive avec des commerces, des écoles, des crèches, des entreprises, etc. ;
- vos fournisseurs : pour limiter votre empreinte carbone, il est préférable de localiser votre entreprise à proximité de vos fournisseurs ;
- la zone de chalandise : afin de mieux cibler votre clientèle et d’évaluer le marché, étudiez votre zone de chalandise. Celle-ci doit prendre en compte les facteurs géographiques et sociaux.
Quels aménagements souhaitez-vous dans vos bureaux ?
Une fois que vous avez choisi votre localisation, vous devez réfléchir à l’aménagement de vos futurs bureaux :
- Quelle configuration souhaitez-vous ? Flex office, open space, bureaux cloisonnés ?
- Avez-vous besoin de salles de réunion ?
- Souhaitez-vous aménager une cuisine ?
- Vos équipes, ont-elles la possibilité de se garer facilement ?
- Faut-il un local disposant de places de parking ?
- Souhaitez-vous aménager des espaces dédiés au bien-être pour vos équipes ? Salle de sport ? Salle de jeux ? Espace détente ? Douches pour les plus sportifs ?
Enfin, vous devez aménager et adapter votre espace pour les personnes à mobilité réduite. D’ailleurs, depuis 2015, ces aménagements sont obligatoires pour les bâtiments recevant du public.
De quelle surface avez-vous besoin ?
Pour ça, rien de très compliqué.
– Un aménagement en open space demande 6 m² par personne, contre 12 m² pour des bureaux fermés.
– Concernant les salles de réunion, vous devez prévoir 3 m² par collaborateurs.
– Enfin, ajoutez 20 à 25 % de la surface totale pour les espaces de circulation, les espaces communs et aussi les annexes : sanitaires, locaux techniques, etc.
Bon à savoir : pour les sanitaires, la loi impose un sanitaire pour dix collaborateurs et de même pour les collaboratrices.
Petit conseil : projetez-vous sur le long terme, votre équipe peut vite s’agrandir. Ainsi, prévoyez quelques postes de travail supplémentaires pour anticiper l’arrivée de nouveaux collègues. Vous éviterez ainsi un autre déménagement !
Souhaitez-vous acheter ou louer votre bien ?
Pour les entreprises lançant leur activité, la location semble davantage adaptée, car elle représente un engagement financier moins important. Vous devrez alors signer un bail : un contrat entre le locataire et le propriétaire des lieux.
Pour vos projets de déménagement, il existe le bail commercial. Pour en bénéficier, vous devez être inscrit au registre des commerces et des sociétés (activités commerciales ou industrielles) ou au répertoire des métiers (activités artisanales). Qui plus est, votre activité doit être prouvée à travers la présence de salarié ou encore en recevant de la clientèle dans vos locaux.
Le locataire peut mettre fin au bail tous les trois ans, soit au bout de 3, 6 et 9 ans. D’ailleurs, il se fait aussi appeler le « bail 3 6 9 ».
Enfin, il faut savoir que le prix du loyer mensuel peut être revu tous les trois ans, selon l’indice INSEE.
Il existe aussi le bail professionnel. Ce dernier s’adresse plus particulièrement aux professions libérales réglementées ou non : médecins, architectes, experts comptables, consultants, agents d’affaires, etc. La durée minimum de ce bail est alors de 6 ans avec une possibilité de révision du montant du loyer chaque année.
Pour établir votre budget locatif, il faut que vous comptabilisiez les charges du local : taxes foncières, taxe pour les ordures ménagères, dépenses liées aux locaux (eau, électricité, gaz, etc.)
Demandez au propriétaire un récapitulatif des charges de l’année précédente. Si vous faites la demande, celui-ci est obligé de vous transmettre les justificatifs.
Vous pouvez aussi faire le choix d’acheter un local professionnel. L’achat convient davantage aux entreprises plus anciennes, maîtrisant leurs dépenses. Si vous achetez au nom de votre entreprise, la valeur de celle-ci augmentera alors considérablement. L’entreprise apparaît comme viable et stable sur le long terme.
Qui plus est, à la différence de la location, l’achat offre une grande liberté pour faire des travaux de rénovation ou de réaménagement.
Il faut aussi savoir que les dépenses liées à l’investissement immobilier sont déductibles des bénéfices de l’entreprise : assurances, frais d’entretien, intérêts d’emprunt, etc.
Ayez en tête qu’un emprunt bancaire est long à rembourser. En cas de revente du bien, l’emprunt peut faire peur aux potentiels acquéreurs.
Vous pouvez faire appel à un expert en immobilier qui vous accompagnera dans votre stratégie et vous proposera des biens à la vente ou à la location. Il pourra aussi intervenir pour la négociation du bail – on en reparle un peu plus bas. 😉
Quel bâtiment souhaitez-vous pour votre entreprise ?
Votre bâtiment sera la vitrine de votre entreprise pour vos visiteurs. Ainsi, vous pouvez préciser dans votre cahier des charges le standing que vous souhaitez : des bureaux neufs ? Modernes ? Charme à l’ancienne ? À étages ? En rez-de-chaussée ?
Pensez aussi aux immeubles H.Q.E (haute qualité environnementale), intéressants à la fois pour l’image de votre entreprise, pour l’environnement, mais aussi pour son porte-monnaie. Un bâtiment H.Q.E doit maîtriser son impact environnemental et assurer un certain confort et bien-être pour les collaborateurs.
Il existe aussi les bâtiments à énergie positive qui produisent plus d’énergie qu’ils n’en consomment. ♻️
Étape 2 : constituez un dossier de candidature
Un certain nombre de documents vous seront demandés, anticipez alors la demande du propriétaire en lui fournissant un dossier complet. Vous mettrez ainsi toutes les chances de votre côté.
Regroupez les documents suivants :
– une copie de la carte d’identité du chef d’entreprise ou de la cheffe d’entreprise ;
– un extrait K-bis ;
– le dernier avis d’imposition ;
– un justificatif de domicile (quittance du loyer ou taxe foncière) ;
– les trois derniers bilans et compte de résultat de votre société ;
– un justificatif de l’apport en cas d’achat – d’ailleurs, vous pouvez demander une lettre de recommandation à votre banque.
Pour vous distinguer, soignez la présentation de votre dossier et ajoutez-y tous les documents prouvant votre sérieux. Je vous recommande aussi d’écrire une lettre expliquant votre projet immobilier pour se démarquer des autres candidats.
Étape 3 : pour trouver un local pour son entreprise, lisez les annonces
Il existe de nombreux canaux permettant de trouver un local d’entreprise, par exemple :
- les sites internet : bien entendu, il existe de nombreux sites proposant des biens à la location ou à la vente. On connaît tous et toutes Leboncoin, mais il en existe tas d’autres :
👉 Bureauxlocaux proposent des bureaux, des espaces de coworking, des entrepôts, des locaux commerciaux ou encore des terrains.
👉 Arthur Loyd est un réseau spécialisé en immobilier d’entreprise : location, vente, entrepôt, bureaux, locaux, fonds de commerce.
👉 Ubiq permet d’effectuer une recherche en fonction de votre budget, du nombre de postes de travail, de la surface du local, du type d’aménagement, du type de contrat, etc.
- Les agences immobilières : elles possèdent de nombreuses offres et peuvent vous apporter des conseils en immobilier d’entreprise tout au long de votre recherche sur les domaines juridiques et fiscaux.
- Les journaux : face à l’essor des annonces en ligne, on oublierait presque les supports papier. Pourtant, vous pouvez totalement dénicher la perle rare grâce aux journaux. Néanmoins, ces annonces sont souvent moins détaillées que sur Internet.
- Les mairies et autres collectivités : celles-ci peuvent parfois proposer une liste de locaux professionnels à vendre.
- Le bouche-à-oreille : parlez de votre recherche autour de vous, le bouche-à-oreille fonctionne très bien.
- Le co-working : ce concept convient parfaitement aux jeunes entreprises ou aux jeunes startups. Il permet de diminuer largement vos frais grâce à la mutualisation des ressources. En plus, vous pourrez rencontrer de nouvelles personnes et ainsi de développer son réseau.
Créez-vous une alerte mail sur les sites spécialisés afin de connaître rapidement les offres de locaux disponibles.
Étape 4 : visitez les locaux avec attention
Ça y est, vous avez enfin une visite de programmer !
Pour autant, rien n’est encore joué. Lors de votre visite, ne vous laissez pas aller par la beauté des lieux, questionnez plutôt le propriétaire concernant des points bien précis :
- les normes de sécurité et d’hygiène, sont-elles respectées ?
- des travaux, sont-ils à prévoir ?
- l’éclairage, est-il aux normes ?
- le bâtiment, possède-t-il un ascenseur ?
- faut-il prévoir un ravalement de façade ?
- le bâtiment est-il correctement isolé ?
- l’immeuble, est-il relié à la fibre ?
Pour être certain de ne rien oublier, je vous conseille de préparer une liste de points à vérifier lors de vos visites.
Vous pouvez aussi visiter les locaux avec vos équipes. Elles pourront vous aider dans votre choix et être force de proposition pour l’aménagement des bureaux.
Étape 5 : négociez certaines clauses du bail
Vous avez déniché le local parfait pour votre entreprise ? C’est parfait !
Il ne vous reste plus qu’à signer le bail. Mais attention, là aussi il faut être très attentif et ne pas aller trop vite.
Tout d’abord, pour un bail commercial en copropriété, vous devez avoir en votre possession le règlement de copropriété. Le propriétaire est dans l’obligation de vous le donner. Ainsi, avant de signer le bail, lisez-le attentivement pour être certain de pouvoir exercer votre activité.
Ensuite, certaines clauses du bail doivent attirer votre attention et être négociées avant la signature :
- en cas de location, le loyer peut totalement être négocié en fonction des prix du marché ;
- le montant du dépôt de garantie est également négociable puisqu’il n’y a pas de montant maximum autorisé.
Enfin, il est important de négocier certaines conditions de fin du contrat :
- la clause de remise en état : cette clause est à négocier au risque de vous coûter très cher. En effet, elle oblige le locataire à rendre le local dans un état quasi-neuf.
- la clause de garantie solidaire : cette clause permet à votre ex-bailleur de venir vous demander les loyers non payés du nouveau locataire, il faut donc également la négocier pour la supprimer.
Vous pouvez aussi proposer une partie de vos bureaux en sous-location pour réduire vos dépenses. Cependant, l’accord du propriétaire est requis et doit être stipulé dans le bail.
Étape 6 : organisez votre déménagement
Une fois le bail signé, il ne vous reste plus qu’à organiser votre déménagement d’entreprise. 📦
Pour vous aider, on a rédigé une check-list avec toutes les démarches à suivre pour votre déménagement, de 6 mois précédents le déménagement à 15 jours après votre installation dans vos futurs locaux. Pour l’avoir sous le coude lors de votre déménagement, téléchargez la version pdf ci-dessous 👇
Vous déménagez ? Téléchargez notre check-list !
Trouver un local pour son entreprise, que retenir ?
Pour y voir plus clair, résumons les 6 étapes pour trouver un local pour son entreprise :
- Étape 1 : constituez un cahier des charges regroupant vos besoins et envies : localisation, aménagement, surface, budget, bâtiment, etc.
- Étape 2 : établissez un dossier de candidature complet, soigné et personnalisé.
- Étape 3 : consultez les annonces sur les sites spécialisés ou encore dans les journaux. Parlez aussi de votre recherche autour de vous.
- Étape 4 : visitez les locaux avec une grande attention et questionnez le propriétaire sur les normes de sécurité, les travaux à prévoir, l’accessibilité, etc.
- Étape 5 : lisez le bail avec attention et négociez certaines clauses. En cas d’un bail en copropriété, attardez-vous quelques instants sur son règlement pour être certain de pouvoir exercer votre activité.
- Étape 6 : organisez votre déménagement d’entreprise avec notre check-list. 😉
Désormais, vous avez toutes les clés en main pour dénicher le local parfait pour votre activité professionnelle.
À vous de jouer. 💪
